Svorka Installasjon AS holder til i Rindal og har 35 ansatte som hver dag tar fatt på et ganske bredt spekter av oppdrag. Små servicejobber og boliginstallasjoner går side om side med større prosjekter, fiberutbygging og oppdrag for både næring og industri.
En dag kan det stå en varmepumpe på planen. Neste dag en årskontroll på agendaen. Uken etter en helt vanlig el-installasjon. Jobbene tar dem i alle retninger, fra Trondheim til Surnadal og alt imellom, men når arbeidsdagen er over skal timer, materiell, dokumentasjon og fakturaer samles på samme spor.
Det blir fort mye å holde styr på. Særlig når bedriften samtidig vokser.
To selskaper på samme kurs
I 2023 ble to selskaper i Svorka-konsernet fusjonert til ett. Det betød naturligvis nye kolleger, nye rutiner og en del praktiske ting som skulle falle på plass. Samtidig hadde Svorka også et litt mer teknisk problem å løse: De to virksomhetene hadde nemlig ikke bare hver sin organisasjon, men også hver sitt fagprogram.
Dermed begynte jakten på et system som kunne samle virksomhetene, samtidig som Svorka fortsatt kunne jobbe slik de ønsket. Det skulle ikke bare håndtere behovene til begge selskapene, men også gi dem muligheten til å forme løsningen etter sin egen arbeidshverdag.
– Vi var to selskap som fusjonerte, og vi brukte to forskjellige fagprogram. Løsningen måtte derfor kunne favne hele virksomheten og samtidig gi oss rom til å jobbe slik vi ønsket. Vi så etter noe som kunne være med oss videre, og ikke bare løse situasjonen der og da, forteller Stian Karlsen, administrativ leder i Svorka.
– Etter en grundig gjennomgang av flere leverandører falt valget på Ordrestyring. Det var nettopp bredden i løsningen, kombinert med muligheten til å forme den etter måten vi ønsket å jobbe på, som gjorde utslaget, legger han til.
Fra fusjon til hverdag
Nå skulle også 35 ansatte over på det samme ordrehåndteringssystemet. Det høres kanskje enkelt ut, men når den vanlige driften skal gå som før, samtidig som nye rutiner skal innarbeides, er det nok av detaljer som skal falle på plass.
På kontoret skulle administrasjonen finne sin måte å jobbe på, mens montørene skulle møte systemet ute hos kundene. Det måtte fungere på tvers av arbeidshverdagen, uten at systemet i seg selv ble et nytt hinder i en allerede travel hverdag.
Det viktigste var derfor ikke hvor mye som skulle endres, men hvor lite selve overgangen skulle merkes.
– Vi opplevde overgangen til Ordrestyring som både enkel og oversiktlig. Innføringen var godt strukturert, og det var lett for oss å tilpasse systemet til måten vi ønsket å jobbe på, sier Karlsen.
– I tillegg fikk vi god support og informasjon gjennom onboardingen, og vi følte at vi ble prioritert når vi hadde behov for hjelp. Montørene våre opplevde også at appen hadde et intuitivt grensesnitt, og at den var enkel å forstå og bruke i hverdagen, fortsetter han.
På spørsmål om hvilke deler av Ordrestyring de bruker mest, er svaret kort, men uhyre presist:
– Alt.
Kontroll på det som teller
Når en bedrift håndterer mange oppdrag samtidig er det ikke nødvendigvis selve jobben som er den største utfordringen, men heller alt som skal skje rundt den. Timer skal registreres, materiell skal føres, dokumentasjon skal på plass og utgifter må havne på riktig ordre før det hele til slutt kan ende i en faktura.
For Svorka er nettopp koblingen mellom den daglige driften og økonomien blitt en viktig del av hvordan de holder oversikt.
– Vi har en god integrasjon mot regnskapet, slik at ting ikke faller mellom to stoler. Vi får plassert utgiftene mot riktig ordre, og det gir oss best mulig oversikt og rapportering, sier Nils Heggem, daglig leder i Svorka.
Og når oversikten først er på plass, blir det også enklere å se hva som faktisk skjer med ordrene underveis.
– Ordrestyring har gitt oss bedre oversikt på ordre og økonomi, som gjør at vi får en enklere hverdag og bedre kontroll på ordreflyten fra opprettelse av ordre til ferdig faktura. Vi har også fått bedre kontroll over lønnsomheten i de forskjellige oppdragstypene, og en bedre mulighet for vekst i bedriften uten at det skal gå utover administrativ tid, forteller Heggem.
Den virkelige testen
Det er lett å måle kontroll i et ordrehåndteringssystem. Antall ordre, timer, materiell og fakturaer kan telles og rapporteres. Det vanskeligere spørsmålet er hva denne kontrollen faktisk betyr når den kommer helt ut til kunden.
For Svorka handler det om å kunne følge opp kundene tettere og ha historikken lett tilgjengelig når de tar kontakt. Når informasjonen fra tidligere jobber er samlet på ett sted, slipper de å begynne på nytt hver gang en kunde ringer.
– Med Ordrestyring kan vi følge opp kundene våre langt bedre enn tidligere, og det er enkelt å finne historikken når de tar kontakt med oss. Vi har oversikten tilgjengelig, og kan dermed følge sporene tilbake og se hva som er gjort tidligere, hva som ligger på ordren og hva vi må ta tak i videre, sier Heggem.
For Svorka handler et godt system også om å kunne være med på å forme det videre. De har erfaringer fra sin egen arbeidshverdag som de ønsker skal bli hørt, og opplever at det faktisk er kort vei fra innspill til utvikling.
– Vi blir sett og hørt, og Aceve tar med seg ønskene våre videre til utvikling. Det er viktig for oss at vi kan komme med innspill basert på hvordan vi faktisk jobber, og vite at det blir tatt på alvor når Ordrestyring utvikles videre. Så jeg kan absolutt anbefale Ordrestyring for alle, avslutter Heggem.
