Aceve

1 AVTALEPARTER OG OMFANG

Avtaleparter er Aceve Norge AS (org.nr. 812 702 742) («Aceve Norge») og virksomhet eller person («Kunden») som fremgår av Ordreskjemaet eller annen avtale med Aceve Norge. Disse generelle avtalevilkår («Generelle Vilkår») gjelder ethvert kjøp av ethvert produkt eller tjeneste («Tjenesten») fra Aceve Norge. Avtalen mellom Aceve Norge og Kunden for Tjenesten reguleres av følgende dokumenter, og i følgende rekkefølge ved eventuell motstrid mellom avtaledokumentene: Ordreskjemaet, disse generelle avtalevilkår og, dersom det fremkommer av Ordreskjemaet, databehandleravtale i samsvar med personopplysingslovens bestemmelser («Avtalen»). Kunden kan ikke overføre Avtalen til en tredjepart uten skriftlig samtykke fra Aceve Norge.

2 KUNDENS KONTAKTINFORMASJON

Kunden er ansvarlig for at Aceve Norge får beskjed om eventuelle endringer i kontaktinformasjon til Kunden, herunder endringer i epostadresse og telefonnummer.

3 KUNDENS PLIKTER

Kunden skal selv teste programvaren etter installasjon. Dette gjøres ved å kontrollere registreringer i grensesnittet for Tjenesten på internett. Aceve Norge kontaktes dersom programvaren ikke fungerer. På forespørsel kan Aceve Norge fjernteste programvare. Kunden står ansvarlig for å tilgjengeliggjøre nødvendig dokumentasjon ved behov. Om ikke nødvendig dokumentasjon er tilgjengeliggjort innen 3 måneder fra bestillingsdato, avsluttes leveransen fra Aceve Norge, uten at Kunden har krav på refusjon. Kunden må sende innsigelser vedr. faktura til [email protected], pga av sporbarhet. Å henvise til en telefonsamtale eller epost (sendt til annen epost-adresse enn [email protected]) aksepteres ikke som innsigelse.

4 PRIS

Prisen for Tjenesten fremkommer av Ordreskjemaet. Prisen reguleres automatisk og uten varsel per 1. januar hvert år dersom konsumprisindeksen fra oktober til oktober i foregående periode har økt. Dersom Kunden er innvilget en rabatt på Tjenesten gjelder den kun ut kalenderåret avtalen er skrevet. Deretter gjelder gjeldende listepris.

5 ENDRINGER I AVTALEN

Aceve Norge kan ensidig og med virkning fremover i tid endre de i produktspesifikke vilkårene i Ordreskjemaet og Generelle Vilkår med én måneds skriftlig varsel (også elektronisk) til Kunden. Alle endringer til Avtalen skal være skriftlig. Kunden har en rett til å si opp Avtalen dersom de endrede vilkårene ikke aksepteres. Aceve Norge kan, i tillegg til det som følger av klausul 4, ensidig justere den pris som er avtalt for Tjenesten. Slik endring skal varsles før det automatiske fornyelsestidspunkt som følger av klausul 6 og vil gjelde fra fornyelsestidspunktet.

6 VARIGHET OG OPPSIGELSE

Avtalen løper fra Avtalen er signert og frem til 31.12 det året avtalen er inngått. Deretter fornyes Avtalen automatisk for 12 måneder om gangen dersom Avtalen ikke sies opp tre måneder før avtaleperiodens utløpt. Dersom det legges til brukere og eller moduler, faktureres dette frem til hovedforfall og tillegges deretter avtalen. Ved opphør av Tjenesten har Aceve Norge rett til å si opp hele eller deler av Avtalen med 30 dagers varsel til Kunden per epost.

7 BETALING

Kunden blir fakturert årlig og forskuddsvis, med mindre annet er skriftlig avtalt. Første fakturering skjer når Tjenesten gjøres tilgjengelig for Kunden. Med mindre annet er avtalt, skjer fakturering elektronisk per e-post. Dersom Kunden ønsker papirfaktura, tilkommer det til enhver tid gjeldende fakturagebyr. Priser og nærmere spesifikasjoner fremkommer i Avtalen. Alle priser er i NOK og eks. MVA. Dersom annet ikke er skriftlig avtalt, forfaller faktura pr. 15 dager. Ved forsinket betaling påløper morarenter etter lov om renter ved forsinket betaling. Aceve Norge er berettiget til å kreve gebyr ved forsinket betaling. Dersom en faktura ikke er betalt innen 30 dager etter forfall skal dette anses som et vesentlig mislighold som gir Aceve Norge rett til å stenge Tjenesten og/eller si opp Avtalen. Ved stenging tilkommer et fast gebyr på kroner 1900 eks. mva. som kompensjon for merarbeid som påløper for Aceve Norge. Om Aceve Norge ikke sier opp Avtalen ved stenging av Tjenesten fortsetter den å løpe inntil Kunden selv sier den opp. Aceve Norge fakturerer i henhold til Avtalen inntil korrekt oppsigelse foreligger. Kunden kan ikke motregne med krav Kunden mener å ha mot Aceve Norge, med mindre kravet er skriftlig erkjent eller rettskraftig avgjort ved dom eller forlik.

8 OPPDATERING AV PROGRAMVARE

Oppdatering og vedlikehold av programvare er inkludert i abonnementsprisen. Kundespesifikt innhold som HMS/KS system m.m. er ikke en del av programvareoppdateringen. Aceve Norge tar forbehold om nedetid. Aceve Norge kan til enhver tid oppdatere Tjenesten med ny og/eller endret funksjonalitet, så lenge dette ikke vesentlig endrer funksjonsnivået i Tjenesten negativt.

9 IMMATERIELLE RETTIGHETER

Aceve Norge beholder eierskap til alle immaterielle rettigheter som vedkommende har utviklet eller utvikler (herunder på vegne av en leverandør) («Immaterielle Rettigheter»). Immaterielle Rettigheter omfatter, men er ikke begrenset til, opphavsrett, tekniske løsninger, metoder, prosesser, designrettigheter, domenenavn, varemerker, patenter, eller lignende. Kunden skal ikke omvendt utvikle, dekompilere eller demontere de Immaterielle Rettighetene på noe vis, uten forutående skriftlig samtykke. Kundens rett til å benytte Tjenesten bortfaller ved avslutning av den Avtalen.

10 DATA

Kunden eier selv den data som den lagrer i Tjenesten. Mot betaling kan Aceve Norge gjøre dataen tilgjengelig for Kunden i det format Aceve Norge bestemmer. Ved avslutning av Tjenesten eller Avtalen plikter Kunden selv å besørge kopi av dataen innen utløp av avtaleperioden. Dataen lagres ikke etter at Tjenesten er avsluttet. Aceve Norge har rett til å benytte Kundens data for produktutviklings formål så lenge dette gjøres i tråd med til enhver tid gjeldende personvernregelverk. Avtalen inkluderer lagring av 5GB data. Dersom dette overskrides og Aceve Norge ønsker å ta betalt for dette skal Aceve Norge varsle kunden om dette iht. avsnitt om varsling. Sending av SMS er i dag gratis, dersom Aceve Norge ønsker å ta betalt for dette skal Aceve Norge varsle kunden om dette iht. avsnitt om varsling.

11 ANSVARSBEGRENSNING

Aceve Norge kan ikke holdes ansvarlig for direkte eller indirekte tap Kunden påføres som følge av feil ved Tjenesten, feil i innhold, feil i funksjoner, driftsavbrudd, eller lignende. Aceve Norges samlede ansvar for brudd på Avtalen er under enhver omstendighet begrenset til 20 % av det Kunden har betalt for Tjenesten i den foregående 12 måneders perioden.

12 LOVVALG OG TVISTELØSNING

Denne Avtalen reguleres av norsk rett. Oslo tingrett er avtalt verneting, dersom eventuelle tvister ikke løses i minnelighet.

13 SIGNATUR

Avtalen er signert elektronisk av begge parter ved inngåelse av Avtalen. Aceve Norge AS Org.nr 812 702 742

DATABEHANDLERAVTALE MELLOM KUNDEN (BEHANDLINGSANSVARLIG) OG ACEVE NORGE (DATABEHANDLER)

I henhold til Europa-parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 av 27. april 2016 om vern av fysiske personer i forbindelse med behandling av personopplysninger og om fri utveksling av slike opplysninger, samt om oppheving av direktiv 95/46/EF («GDPR»), Artikkel 28 inngås følgende databehandleravtale mellom Aceve Norge AS («databehandler») og Kunden («behandlingsansvarlig»).

1 AVTALENS FORMÅL

Formålet med databehandleravtalen er å regulere rettigheter og plikter i henhold til gjeldende personvernregler i forbindelse med databehandlers behandling av personopplysninger på vegne av behandlingsansvarlig i forbindelse med databehandlers leveranse av tjenester og produkter, som nærmere beskrevet i avtale mellom behandlingsansvarlig og databehandler om databehandlers levering av IT-produkter og tilhørende tjenester til behandlingsansvarlig («Avtalen»). Ved motstrid skal vilkårene i denne databehandleravtalen gå foran vilkår i Avtalen.

2 INSTRUKSER

Databehandler skal behandle personopplysningene kun på vegne av behandlingsansvarlig og i henhold til Avtalen, denne databehandleravtalen og behandlingsansvarliges skriftlige instrukser. Hvis annen behandling er nødvendig for å oppfylle forpliktelser som databehandler er underlagt i henhold til gjeldende rett, skal databehandleren underrette den behandlingsansvarlige før behandlingen iverksettes, så langt dette er tillatt ved lov. Databehandler skal omgående underrette behandlingsansvarlig dersom databehandler mener en instruks er i strid med gjeldende personvernlovgivning.

3 OVERORDNET OM BEHANDLINGSANSVARLIGES RETTIGHETER OG PLIKTER

Den behandlingsansvarlige er ansvarlig for å sikre at behandlingen av personopplysninger skjer i overensstemmelse med personvernlovgivningen. Den behandlingsansvarlige har rett og plikt til å bestemme formålet med behandlingen av personopplysninger og hvilke midler som skal benyttes. Den behandlingsansvarlige skal gi databehandleren dokumenterte instrukser for hvordan personopplysninger skal behandles. Behandlingsansvarlig innestår for at personopplysningene behandles for legitime og objektive formål, samt at databehandler ikke behandler personopplysninger i større omfang enn det som er nødvendig for å oppnå formålet. Behandlingsansvarlig er ansvarlig for at det foreligger et gyldig behandlingsgrunnlag for behandlingen på tidspunktet personopplysningene overføres til databehandler. Behandlingsansvarlig innestår for at de registrerte har mottatt tilstrekkelig informasjon om behandlingen av deres personopplysninger.

4 FORMÅLSBEGRENSNING

Formålet med databehandlers behandling av personopplysninger på vegne av behandlingsansvarlig, er å levere og administrere tjenesten og produktene, som nærmere beskrevet i Avtalen. Personopplysninger som databehandler behandler på vegne av behandlingsansvarlig kan ikke brukes til andre formål uten at dette på forhånd er godkjent av behandlingsansvarlig.

5 KATEGORIER AV PERSONOPPLYSNINGER OG REGISTRERTE OPPLYSNINGER

Databehandleren behandler følgende personopplysninger om følgende registrerte på vegne av behandlingsansvarlig: Dersom behandlingsansvarlig benytter Kalkulasjon, Innkjøp og Ordresystem: Navn, e-post og telefonnummer på ansatte i foretaket som benytter tjenesten. Navn, adresse, e-post og telefonnummer til kunder av foretaket som benytter tjenesten og tilsvarende for kundens kunder. Den ansattes signatur som benyttes til å signere forskjellige formularer i systemet. Dersom behandlingsansvarlig benytter Integrator: HR-data om ansatte i foretaket som benytter tjenesten, herunder navn, adresse, fødselsdato, opplysninger om egne barn, opplysninger om pårørende, vitnemål, attester, sykemeldinger og kommunikasjon med NAV, kursbevis, skriftlige advarsler. Den ansattes signatur som benyttes til å signere forskjellige formularer i systemet.

6 DE REGISTRERTES RETTIGHETER

Databehandler plikter, idet det tas hensyn til behandlingens art og i den grad det er mulig, å bistå behandlingsansvarlig med å overholde plikten til å svare på anmodninger som den registrerte inngir med henblikk på å utøve sine rettigheter fastsatt i GDPR kapittel III og plikten til å melde eventuelle brudd på personopplysningssikkerheten til de registrerte.

7 INFORMASJONSSIKKERHET

Idet det tas hensyn til den tekniske utviklingen, gjennomføringskostnadene og behandlingens art, omfang, formål og sammenhengen den utføres i, samt risikoene av varierende sannsynlighets- og alvorlighetsgrad for fysiske personers rettigheter og friheter, skal databehandleren gjennomføre tekniske og organisatoriske tiltak for å oppnå et sikkerhetsnivå som er egnet med hensyn til risikoen.

8 TAUSHETSPLIKT

Kun ansatte hos databehandler som har tjenstlige behov for tilgang til personopplysninger som behandles på vegne av behandlingsansvarlig, kan gis slik tilgang. Databehandlerens personell, inkludert ansatte og andre som opptrer på vegne av databehandler, har taushetsplikt om personopplysninger vedkommende får tilgang til under denne databehandleravtalen. Denne bestemmelsen gjelder også etter avtalens opphør.

9 TILGANG TIL DOKUMENTASJON

Databehandler plikter å gi behandlingsansvarlig tilgang til relevant dokumentasjon som gjør det mulig for behandlingsansvarlig å vurdere om databehandler overholder vilkårene i denne avtalen. Ansatte hos behandlingsansvarlig har taushetsplikt om konfidensiell informasjon som databehandler gjør tilgjengelig for behandlingsansvarlig.

10 VARSLINGSPLIKT VED BRUDD PÅ PERSONOPPLYSNINGSSIKKERHETEN

Databehandler skal uten ubegrunnet opphold varsle behandlingsansvarlig ved brudd på personopplysningssikkerheten som omfatter personopplysninger som behandles på vegne av behandlingsansvarlig. Varslet til behandlingsansvarlig skal som minimum inneholde informasjon som beskriver sikkerhetsbruddet, hvilke registrerte som er berørt av sikkerhetsbruddet, hvilke personopplysninger som er berørt av sikkerhetsbruddet, hvilke strakstiltak som er iverksatt for å håndtere sikkerhetsbruddet og hvilke forebyggende tiltak som eventuelt er etablert for å unngå liknende hendelser i fremtiden. Behandlingsansvarlig er ansvarlig for å varsle Datatilsynet og/eller de registrerte om brudd på personopplysningssikkerheten.

11 UNDERLEVERANDØRER

Databehandler benytter ikke underleverandører på tidspunktet for inngåelse av denne databehandleravtalen. Databehandleren har den behandlingsansvarliges generelle godkjennelse til å bruke underdatabehandlere/underleverandører. Databehandler skal likevel varsle behandlingsansvarlig senest en måned før en ny underleverandør skal påbegynne behandlingen av personopplysninger. Enhver innvending mot slike endringer må fremsettes til databehandler innen to uker fra varselet mottas. Dersom behandlingsansvarlig ikke har fremsatt slike innvendinger før fristen anses underdatabehandleren som godkjent av behandlingsansvarlig. Databehandleren skal pålegge eventuelle underleverandører de samme forpliktelsene som er fastsatt i denne databehandleravtalen gjennom en skriftlig avtale.

12 OVERFØRING TIL LAND UTENFOR EU/EØS

Personopplysninger som databehandler behandler i henhold til denne databehandleravtalen, vil ikke bli overført til land utenfor EU/EØS.

13 SIKKERHETSREVISJONER OG KONSEKVENSUTREDNINGER

Databehandler skal jevnlig gjennomføre sikkerhetsrevisjoner av egen behandling av personopplysninger. Databehandler skal dokumentere sikkerhetsrevisjonene. Behandlingsansvarlig skal gis tilgang til revisjonsrapportene ved forespørsel. Behandlingsansvarlig og relevant tilsynsmyndighet har rett til å gjennomføre revisjoner, herunder inspeksjoner og evaluering av databehandlers behandling av personopplysninger under denne databehandleravtalen. Databehandler skal i rimelig utstrekning bidra til slike revisjoner. Behandlingsansvarlig har rett til å gjennomføre slike revisjoner en gang per år. Databehandler skal varsles om revisjonen senest to uker før den iverksettes. Behandlingsansvarlig, og eventuelt den som opptrer på behandlingsansvarliges vegne, er underlagt taushetsplikt om konfidensiell informasjon som fremkommer i forbindelse med revisjonen. Behandlingsansvarlig skal dekke kostnader knyttet til revisjoner som er initiert av behandlingsansvarlig. Databehandler skal likevel dekke slike kostnader hvis en revisjon avdekker vesentlige brudd på databehandlers plikter etter denne databehandleravtalen. Databehandler skal bistå behandlingsansvarlig dersom bruk av databehandlers produkter medfører at behandlingsansvarlig har plikt til å utrede personvernkonsekvenser før produktet tas i bruk, GDPR Artikkel 35 og 36. Databehandler kan bistå behandlingsansvarlig ved iverksetting av personvernfremmende tiltak dersom konsekvensutredningen viser at dette er nødvendig.

14 TILBAKELEVERING OG SLETTING

Ved opphør av denne databehandleravtalen plikter databehandler å slette eller tilbakelevere alle personopplysninger som behandles på vegne av behandlingsansvarlig. Behandlingsansvarlig bestemmer om personopplysningene skal slettes eller tilbakeleveres og eventuelt hvordan tilbakelevering av personopplysningene skal skje, herunder hvilket format som skal benyttes. Databehandler skal påvise at opplysningene faktisk er slettet når databehandleroppdraget avsluttes.

15 MISLIGHOLD

Ved mislighold av vilkårene i denne avtalen som skyldes feil eller forsømmelser fra databehandlers side, kan behandlingsansvarlig si opp avtalen med øyeblikkelig virkning. Databehandler vil fortsatt være pliktig til å tilbakelevere og slette personopplysninger som behandles på vegne av behandlingsansvarlig i henhold til bestemmelsene i punkt 14 ovenfor. Ansvarsbegrensningen i Avtalen gjelder også for erstatning under denne databehandleravtalen så langt tillatt i henhold til gjeldende personvernlovgivning.

16 AVTALENS VARIGHET

Denne avtalen gjelder så lenge databehandler behandler personopplysninger på vegne av behandlingsansvarlig.

17 LOVVALG OG VERNETING

Avtalen er underlagt norsk rett og partene vedtar Oslo tingrett som verneting. Dette gjelder også etter opphør av avtalen.

18 SIGNATUR

Avtalen er signert elektronisk av begge parter ved inngåelse av Avtalen