– Uten Ordrestyring ville jeg hatt et gedigent problem med å styre min og montørenes hverdag. Jeg har prøvd andre systemer, men Ordrestyring får til litt mer.
Martin Nilsson
Daglig leder, MTN VVS
Et ja fra kunden skal ikke bety at noen på kontoret må begynne på nytt. Hos MTN VVS går tilbudet rett over til ordre, og montøren får med seg det han trenger ut på jobben. Timer, materialer og KS registreres underveis, slik at fakturagrunnlaget er på plass når jobben er ferdig. Daglig leder Martin Nilsson forteller hvorfor han ikke vil tilbake til den gamle måten å jobbe på.
MTN VVS ApS er en VVS-bedrift i København som tar på seg alt fra mindre serviceoppdrag og lekkasjer til større renoveringer og fjernvarmeanlegg. Med mange forskjellige typer oppdrag følger også en hverdag der mye informasjon skal videre fra tilbudet, til planlegging, ut til montøren og tilbake til kontoret når jobben skal faktureres.
Det var nettopp denne flyten Martin Nilsson ønsket å få bedre kontroll på. Han hadde prøvd andre systemer før han landet på Ordrestyring.
– Uten Ordrestyring ville jeg hatt et gedigent problem med å styre min og montørenes hverdag. Jeg har prøvd andre systemer, men Ordrestyring får til litt mer.
Tilbudet blir til ordre
Hos MTN VVS starter jobben med et tilbud. Når kunden sier ja, kan tilbudet konverteres direkte til en ordre i Ordrestyring. Det betyr at de slipper å opprette den samme jobben på nytt og taste inn de samme opplysningene en gang til.
Ordren tildeles montøren som skal utføre jobben, og informasjonen følger med videre. På den måten vet montøren hva som skal gjøres, hvor han skal og hvilke materialer som er bestilt, før han kommer ut på jobben.
Det høres kanskje ikke ut som den største forskjellen i verden, men for en bedrift med mange oppdrag i løpet av en uke er det mye tid som forsvinner når den samme informasjonen skal legges inn flere steder.
Alt montøren trenger
Når montøren åpner ordren på mobilen, ligger informasjonen han trenger der. Han kan se hva som skal gjøres, hvor jobben er og hvilke materialer som hører til oppdraget.
Timer og materialforbruk registreres direkte på samme ordre mens jobben pågår. Det gjør at kontoret slipper å vente på lapper, meldinger eller telefoner for å finne ut hvor mange timer som ble brukt, eller hva som faktisk gikk med av materiell.
Det gir også montøren en enklere måte å holde orden på sine egne jobber, fordi han kan registrere ting der og da i stedet for å måtte huske det senere.
KS gjøres mens jobben utføres
Det samme gjelder kvalitetssikringen. I stedet for at KS-dokumentasjonen blir noe som må tas når man kommer tilbake på kontoret, kan montøren gjøre det direkte fra jobben.
Dokumentasjonen blir liggende på den samme ordren som resten av informasjonen om oppdraget. Når noen senere trenger å se hva som ble gjort, eller hvilken dokumentasjon som hører til jobben, slipper de derfor å lete gjennom permer, e-poster eller andre systemer.
Grunnlag for faktura
Det er kanskje her forskjellen merkes best på kontoret. Når timer, materialer og dokumentasjon er registrert underveis, er mye av jobben med å klargjøre faktura allerede gjort.
I stedet for å gå tilbake og samle sammen hva som faktisk ble gjort, har kontoret informasjonen på ordren og kan fakturere når jobben er ferdig.
For en bedrift som håndterer alt fra små serviceoppdrag til større renoveringer og fjernvarmeanlegg, handler det først og fremst om å ha kontroll på hva som skjer i løpet av dagen. Når informasjonen registreres mens jobben pågår, blir det mindre som må ryddes opp i etterkant.
– Det gir meg ro i hverdagen å ha kontroll på tingene, og det gjør det enklere for både meg og montørene. Jeg vil anbefale Ordrestyring på grunn av servicen og måten hele plattformen er satt opp på. Det fungerer rett og slett!
