Tilsyn fra Det lokale eltilsyn (DLE) er noe de fleste elektrobedrifter må forholde seg til jevnlig. For Bjørn Holmen, daglig leder i Holmen Elektro, var dette i mange år en kilde til uro. Ikke fordi bedriften drev uforsvarlig, men fordi dokumentasjon, internkontroll og organisasjonsstruktur ikke var samlet i ett system som ga rask og tydelig oversikt.
– Når du har revisjon hvert tredje år, og DLE kommer fysisk til bedriften, setter seg ved siden av deg og begynner å gå gjennom systemene dine direkte på skjermen, da kjenner du virkelig på presset. Det er ikke en god situasjon å være i når du selv ikke føler at du har full kontroll, sier Holmen.
Ubehagelig situasjon
Han beskriver hvordan han i en tidligere revisjon satt og lette etter organisasjonsstruktur og dokumentasjon mens tilsynspersonen fulgte med. Følelsen av å bli vurdert, kombinert med manglende oversikt, gjorde situasjonen ubehagelig.
– Jeg opplevde det som svært stressende. Du ser reaksjonene, og du forstår raskt hva tilsynet tenker. Da føles det som om du hele tiden ligger et steg bak.
Tilbakemeldingen lot ikke vente på seg.
– Beskjeden jeg fikk var ganske tydelig: Dette var ikke godt nok. Internkontrollen var ikke strukturert slik den burde være, og det var for mye som var personavhengig.
Vendepunktet kom for rundt fem år siden. Etter å ha kjent på usikkerheten over tid, begynte Holmen å undersøke hvilke muligheter som fantes for å få bedre kontroll. Gjennom dialog i bransjen fikk han et konkret råd.
Den virkelige testen
– Jeg ble tipset om at dette faktisk var noe jeg kunne få hjelp til. At det fantes folk som jobbet spesifikt med denne typen systemer for elektrobransjen.
Han tok kontakt med Aceve.
– Jeg husker godt den første samtalen. Jeg snakket med Thorbjørn, som var veldig rolig og trygg i tilnærmingen. Han ba meg rett og slett om å senke skuldrene litt, og så gikk vi systematisk gjennom hvordan vi jobbet og hva som manglet.
Samarbeidet resulterte raskt i konkrete tiltak.
– Etter gjennomgangen fikk jeg en oversiktlig liste på et par A4-sider med punkter som måtte rettes opp. Det var tydelig, forståelig og fullt gjennomførbart. For første gang opplevde jeg at dette faktisk var håndterbart.
Den virkelige testen kom ved neste tilsyn. Denne gangen var situasjonen en helt annen. Med Integrator på plass hadde Holmen Elektro samlet internkontroll, roller, ansvar, rutiner og dokumentasjon i ett felles system.
– Før revisjonen fikk jeg beskjed om å sette av tre timer. Det var estimatet fra DLE, og det var jeg forberedt på. Etter omtrent 45 minutter avsluttet tilsynspersonen gjennomgangen. Han sa rett og slett at dette så veldig bra ut, ønsket oss lykke til videre og gikk.
– Når du kan vise tilsynet at systemene fungerer, at alt er strukturert og tilgjengelig, da blir også dialogen helt annerledes. Da opplever du at de blir trygge, og da er de fornøyde.
Større ro
I dag beskriver Bjørn Holmen en hverdag med langt større ro rundt internkontroll og tilsyn. Det handler ikke lenger om å forberede seg i panikk dagene før revisjon, men om å vite at systemene faktisk er i orden til enhver tid.
– Tidligere var dette noe som skapte enormt med stress. Dagen før tilsyn var rett og slett et mareritt. Nå er situasjonen helt annerledes. Enten kan du sitte rolig og vite at alt er på plass – eller så kan du ta kontakt med Aceve og få hjelp.
For Holmen Elektro har Integrator blitt et verktøy som gir trygghet, struktur og forutsigbarhet. På samme måte som hos Kjelsås Elektro AS brukes systemet aktivt i det daglige, ikke bare som et krav for tilsyn, men som et styringsverktøy for hele virksomheten.
Resultatet er mindre stress, bedre kontroll – og et tilsyn som ikke lenger oppleves som en trussel, men som en bekreftelse på at ting gjøres riktig.