Dpend ble etablert i 2005 og tilbyr tjenester innen eiendomsutvikling, VVS-tjenester og entreprenørvirksomhet gjennom fire forskjellige selskaper. I 2021 rundet selskapet 80 ansatte i konsernet.
Selskapet består av flere avdelinger, inkludert Dpend Eiendom som fokuserer på næringstomter for lager, logistikk og kontorer, samt Dpend VVS som er en tradisjonell VVS entreprenør. I tillegg har Dpend en entreprenøravdeling som spesialiserer seg på ombygging av butikker og kontorer i hele landet, med kunder som Norrøna, Kiwi, Rema1000 og Vitus Apotek for å nevne noen
Med den nye avdelingen, Dpend Næringsbygg, møter selskapet nye utfordringer knyttet til prosjektstyring og dokumenthåndtering. For å håndtere dette har Dpend valgt å implementere både Next Field og Next Dox, og er de første i Norge til å ta i bruk sistenevnte.
– Vi valgte Next som leverandør fordi verktøyene deres er intuitive og enkle å bruke. Vi testet både Field og Dox, og følte at de svarte til våre behov. Det var viktig for oss at verktøyene var enkle å orientere seg i, og har en lav brukerterskel, sier Stian Aarum, prosjektleder i Dpend.
Et gjenkjennelig problem
Tradisjonelt sett har byggebransjen slitt med å holde orden på store mengder dokumentasjon og koordinere forskjellige arbeidsgrupper effektivt. Med Next Dox som prosjekthotell og Next Field for befaringer, ser Dpend en mulighet til å forenkle disse prosessene.
– Vi skal bruke Dox som prosjekthotell for tegninger og underlag slik at vi kan samorganiserer oss effektivt i i prosjekteringsfasen og utførelsesfasen for prosjektene på Høvik Næringspark. Next Field vil hovedsakelig bli brukt på befaringer, spesielt på forhånds- og sluttbefaringer, men muligens også vernerunder, forklarer Aarum.
Ønsker en mer effektiv hverdag
Å implementere nye verktøy i en bedrift kan være en utfordring, spesielt når det gjelder å integrere dem i eksisterende arbeidsflyter. Men Dpend har allerede begynt å sette opp strukturen i Dox for Høvik Næringsbygg-prosjektet og forbereder seg på å invitere prosjektgruppa inn for å samorganisere seg før detaljprosjekteringen starter.
– Vi har begynt å sette opp strukturen i Dox for Høvik Næringsbygg-prosjektene og kommer til å invitere inn prosjektgruppa i tiden fremover for å samorganisere oss der til oppstart på detaljprosjektering i august, sier Aarum.
Når det gjelder fremtidige planer, har Dpend et sterkt fokus på å gjøre arbeidsdagen mer effektiv og frigjøre tid til oppgaver som gir mer verdi. De ser for seg at ved å samle flere funksjoner i ett verktøy, kan de få en mer strømlinjeformet tilnærming til prosjektadministrasjon og håndtering på byggeplassen.
– Vi ønsker å samle flere funksjoner i ett verktøy, slik at vi kan ha en helhetlig tilnærming til prosjektadministrasjon og byggeplassregistrering. Dette vil ikke bare gjøre arbeidsdagen vår mer effektiv, men også frigjøre kapasitet til å fokusere på drift og andre viktige avklaringer. Å ha alt samlet på ett sted vil gjøre det lettere for oss å holde oversikt og kontroll, forklarer Aarum.
Dpend ser også store muligheter i å utvide bruken av Next-produktene til andre deler av virksomheten. Med forskjellige behov i hver avdeling, vil de undersøke hvordan Next kan tilpasses for å møte disse kravene på best mulig måte.
– Hvert selskap har ulike behov, så vi vil utforske mulighetene sammen med daglig leder for de ulike selskapene. Vi ser på Next som en løsning som kan skreddersys til våre spesifikke behov, og derfor er det interessant for oss å se hvordan vi kan implementere dette verktøyet på tvers av hele organisasjonen, sier Aarum.
Positive resultater
Samarbeidet med Next har allerede gitt positive resultater. Dpend opplever betydelig verdi i verktøyene, spesielt når det gjelder kontroll på oppfølgingspunkter og organisering av prosjektdokumentasjon.
– Vi ser nytteverdien av verktøyene, spesielt når det gjelder kontroll på oppfølgingspunkter og prosjekthotell for gjeldende tegninger. Med Next Dox har vi fått en plattform hvor vi kan samle alle prosjektdokumenter, noe som sikrer at vi alltid har oppdaterte og korrekte tegninger tilgjengelig. Dette har vært avgjørende for å opprettholde kvalitet og effektivitet i våre prosjekter, avslutter Aarum.