Tuotteiden luonti ja muokkaus
Omia tuotteita voi luoda ja muokata kohdasta Tuotteet → Tuotelista.
Uuden tuotteen luonti
- Paina ”+ Lisää” -nappia.
- Anna tuotteelle tuotenumero. Suosituksena ovat 00-alkuiset koodit, jolloin ne löytyvät helposti tuotelistauksen alusta eivätkä päivity tukkuripäivitysten mukana. Sama tuotekoodi voi olla vain yhdellä tuotteella kerrallaan.
- Kuvaus: lisää tuotteelle kuvaus.
- Valitse ryhmäksi ”E1 Omat tuotteet hinnastossa”.
- Käytössä viittaa tuotteen tyyppiin (esim. työ/palvelu). Valitse ”Työ/palvelu”, jos tuote on fyysistä työtä — tällöin kotitalousvähennys osataan laskea oikein.
- Viimeistele valitsemalla oikea yksikkö ja paina lopuksi Tallenna.
Oman tuotteen hinnoittelu (oma ovh tai netto)
- Valitse tuote, jonka hintaa haluat muokata, ja paina alemmassa ikkunassa olevaa ”+ Lisää” -painiketta.
- Hintarekisteriksi valitaan ”E1 Oma ovh (veroton)” tai ”E2 Oma netto (veroton)”.
- Hinta-kenttään lisätään tuotteen veroton hinta. Tuotenumero/koodi täyttyy automaattisesti.
- Tuotteen voi lisätä alennusryhmään, jolloin sille voi antaa tarjouksia ryhmän kautta (alennusryhmiä muokataan kohdassa Tuotteet → Asiakasalennukset). Paina lopuksi Tallenna.
Toimittaja-alennukset
Toimittajien alennustiedostot viedään kohdasta Tuotteet → Alennustaulukot → Toimittaja-alennukset. Muista päivittää alennukset säännöllisesti, jotta hinnat ovat ajan tasalla.
- Tallenna alennustiedosto koneellesi.
- Tiedostomuodon tulee olla TXT-tiedosto OVT-muodossa. Jos vahingossa viet zip-tiedoston tai väärän muodon, ilmoita sovellustukeen, niin tiedot nollataan.
- Valitse oikea toimittaja pudotusvalikosta ja paina ”Päivitä tiedostosta”.
- Paina ruudun keskellä näkyvää latauskuvaketta, valitse päivitettävä tiedosto koneeltasi ja paina Avaa — järjestelmä tekee päivityksen.
- Entre ilmoittaa ladattujen rivien määrän ja sen, moniko niistä oli uusia. Päivitys on tämän jälkeen valmis.
Asiakaskohtaiset hinnat
Asiakaskohtaisia hintoja luodaan kohdasta Tuotteet → Asiakaskohtaiset hinnat.
Toiminnolla voi antaa esim. asennustyöstä erikoishinnan tietylle asiakkaalle. Tällöin asiakkaalle ei tarvitse luoda erillistä tuotetta hinnastoon eikä muokata hintaa tilauksen tuoteriveillä — tämä tuo automatiikkaa ja nopeutta käyttöön.
Toiminnot
- Lisää: lisää uuden rivitiedon.
- Muuta: muuttaa rivin hintaa.
- Poista: poistaa valitun rivin.
- Lataa tiedosto: lataa listan asiakasalennuksista koneelle (Excel).
- Uusi hinta luodaan painamalla ”+ Lisää”:
- Asiakasnro: valitse asiakas asiakasnumerolla tai haun (suurennuslasi) kautta.
- Tuotenro: suurennuslasista saat auki asiakas- ja tuotelistauksen.
- Hinta: lisää veroton hinta.
- Paina lopuksi Tallenna.
Suosikkilistat
Suosikkilistojen sisällön näet kohdasta Tuotteet → Suosikkilistat. Listalla näkyvät oman yrityksesi sekä toimialan käytetyimmät tuotteet.
Suosikkilistoja saa lisättyä suoraan tilaukselta menemällä tilausriveille ja valitsemalla oikealta Lisävalinnat → ”Tallenna rivipohjaksi”. Lisää listalle nimi Kuvaus-kenttään ja paina OK. Tallennetut rivit näkyvät oikean listan alapuolella.
Oman suosikkilistan luonti Suosikkilistat-näkymässä
- Paina ylemmän ikkunan ”+ Lisää” -nappia, anna listalle kuvaava nimi ja paina Tallenna.
- Valitse luomasi lista aktiiviseksi, klikkaa alemman laatikon ”+ Lisää”, lisää tuotteet yksitellen ja paina Tallenna.
- ”Hae pohjasta” -toiminnolla voit lisätä tuotteita tilauksille suosikkilistojen kautta. Ensimmäisenä listalla on automaattisesti Yrityksen käytetyimmät tuotteet; muita listoja voit valita alasvetovalikosta.
Asiakkaan luonti
Uusi asiakas luodaan valikosta Asiakkaat → Asiakaslista (myös Tilaukset-valikon kautta uutta tilausta tehdessä). ”+ Lisää” avaa luontisivun; asiakasnumeroksi tulee automaattisesti seuraava vapaa numero. Täytä tiedot ja paina lopuksi Tallenna.
Asiakastiedot
- Asiakasnro: asiakkaan yksilöllinen ID Entressä / Ahlsell Officessa.
- Laskutetaan tältä asiakkaalta: oletuksena sama, mutta vaihdettavissa, jos maksaja on eri kuin työn teettäjä.
- Y-tunnus: yrityksen Y-tunnus.
- Asiakkaan nimi: asiakkaan nimi.
- ALV-numero: muodossa FI12345678 (FI ja y-tunnus ilman väliviivaa).
- Katuosoite: asiakkaan katuosoite.
- Osoite 2: vapaa kenttä lisätiedolle, esim. osoitteen tarkennus.
- Postinumero: laskutusosoitteen postinumero.
- Postitoimipaikka: täyttyy automaattisesti postinumeron jälkeen.
- Puhelinnumero / Matkapuhelinnumero: asiakkaan numerot; eivät tule laskulle.
- Sähköposti: laskutukseen käytettävä sähköpostiosoite.
- Maa: asiakkaan osoitteen sijainti.
- Asiakasryhmä: ryhmä, johon asiakkaan voi liittää (esim. Kuluttaja tai Yritys).
- Kieli: asiakkaan kieli.
- Yhteyshenkilö: yhteyshenkilön valinta; uusia lisätään ”+”-merkistä.
- Asiakastiedot: omat muistiinpanot asiakkaasta, esim. ovikoodi; ei näy laskulla.
Laskutustiedot
- Verkkolaskuosoite: asiakkaan verkkolaskuosoite (sama kuin OVT-tunnus).
- Operaattoritunnus: asiakkaan operaattoritunnus (sama kuin välittäjätunnus).
- Maksuehto: oletusmaksuehto asiakkaalle.
- Organisaatiotunnus: asiakkaan ilmoittama organisaatiotunnus.
- Hinnasto: hinnoittelutapa asiakkaalle.
- ALV: asiakkaan laskuille käytettävä ALV.
- %: tukkurituotteiden hinnanmuutosprosentti — korotus (esim. 20 %) tai alennus (esim. -20 %); koskee kaikkia asiakkaan tilauksia.
- Käännetty verovelvollisuus: oletusarvo asiakkaan tilauksille; lisää tarvittavat tiedot laskulle automaattisesti.
- Tuotekoodi tulosteisiin: tulevatko tuotekoodit näkyviin laskulle.
- Tilauslaji uusille tilauksille: oletustilauslaji, kun asiakkaalle luodaan uutta tilausta.
- Näytä % tulostaessa: tulevatko hinnanalennukset/-korotukset näkyviin laskulle.
- Status: oletuksena ”Normaali”; ”Estetty” ilmoittaa, ettei asiakkaalle voi tehdä tilauksia.
- Ei aktiivinen: piilottaa asiakkaan asiakasrekisteristä.
- Paina lopuksi Tallenna.
Laskun liitteiden yhdistäminen
- Voit yhdistää asiakkaalle lähetettävät liitteet yhdeksi kokonaisuudeksi: Asiakkaat → Asiakaslista > valitse asiakas > Lisävalinnat → Asetukset.
- Klikkaa aktiiviseksi valinta Sähköposti → Yhdistä laskun liitteet, kun lähetetään sähköpostitse. Entre tukee mm. tiedostomuotoja PDF, DOC, DOCX, XLS, XLSX ja PNG.
Maventa-verkkolaskutus
Myyntilaskujen välitykseen käytetään Maventa-verkkolaskuoperaattoria. Verkkolaskutusta varten tarvitset Maventa-tilin (sovellustuki ohjeistaa tarvittaessa). Verkkolaskutus on ensisijainen, kätevä tapa lähettää laskut asiakkaille.
Vaihtoehtoiset tavat
- Sähköposti — jos verkkolaskutusta ei ole valittuna, laskut lähtevät asiakkaan sähköpostiin.
- Paperiposti — jos asiakkaan tiedoissa ei ole sähköpostia, lasku lähtee paperipostilla.
- Tarkista asiakkaan tiedoista ennen lähetystä, että sekä verkkolaskutiedot että osoitetiedot ovat tallennettuna; muuten lasku palautuu lähettäjälle.
Maventan asettaminen päälle asiakkaalle
- Avaa asiakkaalle Lisävalinnat > Asetukset.
- Laita Maventa-täppä aktiiviseksi ja paina Tallenna sivun vasemmasta alareunasta. Jatkossa asiakkaan laskut lähtevät Maventan kautta. Maventan voi asettaa myös oletukseksi kaikille asiakkaille.