Tilauksen poistaminen ja palauttaminen
Tilauksen poistaminen
- Voit poistaa tilauksen tilauslistalta valitsemalla Lisävalinnat > Poista tilaus.
- Voit selata poistettuja tilauksia valitsemalla Lisävalinnat > Näytä poistetut tilaukset.
Tilauksen palauttaminen
- Voit palauttaa tilauksen tai poistaa sen pysyvästi.
- Poistetut tilaukset -valikon kautta klikkaa oikeasta alakulmasta ”Poista pysyvästi” tai ”Palauta poistettu tilaus”.
- Palautettu tilaus löytyy jälleen tilauslistalta Tilaukset-valikosta.
Tekstiviestin lähetys
- Voit lähettää Entrestä tekstiviestejä asiakkaille tilauksiin liittyen.
- Tekstiviestien lähettäminen on maksullista (0,11 €/kpl), ja niistä veloitetaan käytön mukaan.
- Tekstiviesti lähtee NoReply-numerosta, johon viestin vastaanottaja ei voi vastata.
- Viestin lähettäjänä näkyy yrityksesi nimi Entreen tallennetun tiedon mukaan.
Tekstiviestin lähetys:
- Siirry tilauslistalta sisään tilaukselle, johon liittyen haluat lähettää tekstiviestin.
- Toimitusosoite-välilehdellä voit lisätä tilaukselle puhelinnumeron, johon tekstiviestit lähetetään.
- Valitse tilauksella Lisävalinnat – Tekstiviesti. Aukeaa valikko, jossa tähdellä merkityt kentät ovat pakollisia:
- Yhteystiedot: mikäli asiakkaan tietoihin on useampia yhteyshenkilöitä, voit valita viestinsaajan kentän perässä olevasta alasvetovalikosta.
- Tekstiviestinumero: jos yhteyshenkilöitä ei ole tallennettuna, voit kirjoittaa vastaanottajan puhelinnumeron tähän. Toimitusosoite-välilehdelle lisätty numero näkyy tässä kentässä.
- Tekstiviestipohja: voit valita valmiin tekstiviestipohjan (Yrittäjä+ -paketista ylöspäin; pohjien luonti: Järjestelmä – Tekstiviestipohjat).
- Viesti: voit muokata tekstiviestipohjaa tai kirjoittaa viestin itse.
- Lähetä viesti painamalla oikeasta alakulmasta Lähetä.
Laskutus
Kun tilaus on valmis laskutettavaksi, valitse Lisävalinnat > Laskutus. Aukeaa koontinäkymä tilauksen tiedoista.
- Mikäli asiakkaalla on sähköinen laskutus (Maventa) käytössä, siitä tulee maininta oikealle ”Laskutustapa” -kohtaan.
- Jos haluat Maventan päälle/pois, paina ”Peruuta” ja tee muutos asiakaslistalta asiakkaan tiedoista (Asiakkaat > Asiakaslista).
- Kun laskun päivämäärä ja muut tiedot ovat oikein, paina oikealta alhaalta Esikatselu.
- Tarkista laskun tiedot. Jos tarvitset muutoksia, paina ”Peruuta” ja pääset muokkaamaan tilausta. Kun tiedot ovat oikein, valitse oikealta alhaalta ”Laskuta tilaus”.
- Aukeaa ikkuna, joka kertoo laskun numeron. Jos haluat tarkastella laskua tai lähettää sen, paina OK; muuten Peruuta.
- Tilaus häviää tilauslistalta, ja lasku siirtyy myyntireskontran ”Laskulista” -valikkoon. Laskun voi tulostaa myöhemmin Laskulistan Lisävalinnat – Tulosteet -kautta.
- Laskun voi lähettää suoraan Entrestä sähköpostitse painamalla ylhäältä Lähetä, ladata painamalla Lataa, tai tulostaa tulostinkuvakkeesta.
Laskutus mobiilisovelluksessa
- Siirry tilaukselle, jonka haluat laskuttaa.
- Voit täyttää/tarkistaa tilauksen tiedot välilehdittäin yläreunan ikoneista. Ikonien alla on eri näkymiä, joiden välillä liikut alareunan palloista (pyyhkäisemällä tai klikkaamalla).
- Perustiedot – Toimitusosoite – Sovittu hinta – Asiakastiedot
- Perustiedot – Aikakirjaukset – Tilausrivit – Kuvat ja Dokumentit – Tarkistuslista – Osallistujat
- Kun tilaus on kunnossa, palaa perustietoihin ja paina oikeassa alareunassa olevaa kolmea viivaa.
- Valitse aukeavasta näkymästä alin valinta Laskutus. Tämän jälkeen selainversiosta aukeaa tuttu koontinäkymä, jossa voit tarkastaa laskun esikatselusta ja laskuttaa tilauksen normaalisti.
Laskutusvalmiit tilaukset
Laskujen siirto myyntireskontraan
- Voit valita tilauslistalta tilaukset, jotka haluat siirtää myyntireskontraan laskutettaviksi.
- Maalaa haluttu tilaus vihreäksi.
- Klikkaa Lisävalinnat > Valmis laskutettavaksi. Valitut tilaukset löytyvät myyntireskontran ”Laskutusvalmiit tilaukset” -välilehdeltä.
- Ohjeet laskutukseen löytyvät kohdasta Myyntireskontra > Laskutusvalmiit tilaukset.
Osittainen laskutus ja ennakkolaskutus
Laskutus tapahtuu tilausriveiltä Lisävalintojen kautta. Voit laskuttaa tilauksia osittain käyttämällä osittaista ja/tai ennakkolaskutusta.
Osittainen laskutus
- Laskutetaan haluttu määrä valittuja tuotteita; osittainen laskutus poistaa/vähentää tilausriveistä ne tuotteet, jotka on laskutettu.
- Tilaukselta tai myöhemmiltä laskuilta ei näe, että tilaukselle on jo kohdistunut laskutusta tai mitä tuotteita on laskutettu.
- Järkevä valinta tilauksissa, joissa laskutetaan toteutuneen työn ja käytettyjen tuotteiden mukaan. Lisää laskulle ennen osittaista laskutusta vain ne tuotteet ja työt, joita tietyllä aikavälillä on käytetty; tilaustiedot pysyvät tallessa, vaikka välillä laskutetaan.
Vaiheet
- Lisää tilausriveille tuotteet ja valitse Lisävalinnat → Osittainen laskutus.
- Valitse Muokkaa-kohdasta riveittäin laskutettavat tuotteet: ”Kaikki” laskuttaa koko rivin, ”Ei yhtään” ei laskuta riviltä mitään, ja ”Muuta määrää” antaa syöttää laskutettavan määrän.
- Laskutettava määrä -sarakkeeseen päivittyvät laskutettavat määrät, ja laatikon alaosassa näkyy vihreällä koonti. Klikkaa lopuksi ”Osittainen laskutus”.
- Aukeaa tavallinen laskutusnäkymä. Paina Esikatselu; laskulle tulevat vain valitut tuotteet ja määrät. Jos tiedot ovat oikein, paina ”Laskuta tilaus”.
- Laskutuksen jälkeen tilausrivien määrät ovat pienentyneet laskutetun verran. Voit laskuttaa osittain vielä tämän jälkeenkin, tai laskuttaa loput rivit kerralla kohdasta Lisävalinnat – Laskutus.
Ennakkolaskutus
- Ennakkoon laskutetaan haluttu summa; laskutettavia tuotteita ei valita.
- Tilaukselle muodostuu automaattisesti ennakkolaskusta kertova tekstirivi, joka näkyy myös loppulaskulla.
- Järkevä tilauksissa, joissa on sovittu maksuerät/laskutusaikataulu asiakkaan kanssa.
- Lisää tilausriveille tuotteet ja valitse Lisävalinnat → Ennakkolasku. Aukeaa tavallinen laskutusnäkymä, josta lasku tehdään normaalisti.
Aikakirjaus tilaukselle
Aikakirjauksen tilaukselle voi tehdä valikon Aika → Aikakirjaus kautta, joko suoraan tilauksella tai Aikakirjausten kautta.
Suoraan tilaukselta
- Mene tilaukselle (Tilaus → Tilaukset → tuplaklikkaa sisään) ja paina ylävalikon ”Aikakirjaus tilaukselle” -painiketta.
- Klikkaa vasemmalta ylhäältä ”+ Lisää”.
Aikakirjaus-ikkuna aukeaa
- Pvm: valitse päivämäärä, jolle kirjaus kohdistetaan (oletuksena kuluva päivä).
- Työntekijä: valitse työntekijä (oletuksena kirjauksen tekijä).
- Aikakoodi: valitse aikakoodi alasvetovalikosta. Entre ehdottaa eniten käytettyjä; suurennuslasista voit etsiä.
- Asiakastilaus: täyttyy automaattisesti sen tilauksen numerolla, jolla teet kirjausta.
- Määrä: lisää määrä kirjoittamalla tai kentän nuolista.
- Teksti: kirjoita selite, esim. mitä kohteessa on tehty.
- Projekti: lisää projektinumero, jos Projektit-paketti on käytössä.
- Voit lisätä toisen kirjauksen (esim. kilometrit) painamalla oikeasta alareunasta ”+Lisää”.
- Kun kaikki kirjaukset on lisätty, paina Tallenna.
- Kirjaukset näkyvät listauksena, ja niitä pääsee katsomaan riveillä ylhäältä ”Tilausrivit”. Riveillä näkyvä selite riippuu tilauslajista (10 = vain tuntimäärä; 14 = työntekijä, pvm ja teksti; 15 = pvm ja teksti).
Suosikkilistan luominen
- Voit luoda tilausten tuoteriveistä omia suosikkilistoja, mikä helpottaa esim. tilanteita, joissa samanlaisille tilauksille kuuluvat samat tuotteet ja palvelut.
- Siirry valikkoon Tilaukset → valitse tilaus → klikkaa ylhäältä Tilausrivit.
- Klikkaa oikealta ylhäältä Lisävalinnat > Tallenna rivipohjaksi.
- Täppää ”Tallenna henkilökohtaiseksi suosikkilistaksi”, nimeä lista ja paina OK. Listoja voi tehdä rajattomasti.
- Jatkossa tallennetut listat löytyvät tilausrivinäkymästä ylhäältä ”+ Hae pohjasta”.
- Valitse lista alasvetonuolesta, muokkaa määriä + ja – -painikkeilla (tai Määrä-kentässä) ja klikkaa lopuksi Lisää. Tuotteet siirtyvät tilaukselle.
Tilauspallojen värikoodit
Automaattinen tilamuutos
Näissä tilauksen status muuttuu automaattisesti
- Keltainen = Asiakas tilannut (10)
- Harmaa = Työntekijä varattu (20)
- Musta = Työ aloitettu (30)
- Vaaleanvihreä = Työ lopetettu (40); kaikki osallistujat (ml. päävastuullinen) ovat merkanneet valmiiksi.
Manuaalinen tilamuutos
Näissä tila määräytyy sen mukaan, kuinka se on merkitty tilaukselle manuaalisesti
- Tummanvihreä = Valmis laskutettavaksi (50)
- Oranssi = Tarkista laskutustiedot (60)
- Vaaleanpunainen = Toimitus lykätty (90)
- Punainen = Tilaus peruttu (95)