Tilauksen luominen
Uuden tilauksen voit luoda valikosta Tilaus → Tilaukset. Tähdestä voit lisätä osion suosikiksi valikkoon.
- ”+ Lisää” -painikkeesta pääset luomaan uutta tilausta ja syöttämään alkutiedot.
- Asiakasnro: lisää asiakasnumero asiakasrekisteristä (suurennuslasi) tai luomalla uusi (”+”-merkki).
- Tilaustyyppi: tulee automaattisesti asiakastiedoista. Jos haluat vaihtaa tilaustyypin oletuksesta, valitse tyyppi suurennuslasista.
- Päävastuullinen: valitse haluttaessa henkilö, joka on vastuussa kyseisestä tilauksesta.
- Toimitusosoite: voit valita jo luodun toimitusosoitteen tai luoda uuden. Toimii tilanteissa, joissa toimitusosoite on eri kuin asiakastiedoissa oleva osoite.
- Paina lopuksi Tallenna.
Perustiedot
Seuraavalla sivulla annat tilauksen Perustiedot.
Asiakas, jolta tilaus laskutetaan, tulee asiakkuuden takaa eikä sitä voi muuttaa tilaus-osiossa.
Työselvitys: kuvaava teksti tilauksesta, tulee laskulle tilausrivien yläpuolelle.
Asiakkaan tilausnumero: tilaajan määrittelemä tilausnumero, joka näkyy laskulla.
Asiakkaan viite: viite tai viesti, jonka halutaan laskussa näkyvän.
Kuvaus: tilauksen tunnistamista helpottava merkki/nimi/osoite; saa näkyviin tilauslistan taulukkonäkymään.
Viitteemme: muodostuu automaattisesti luotaessa.
Sisäinen viesti: sisäinen viestityskenttä tilausta varten. Ei siirry laskulle, sopii esim. asentajan ohjeille.
Aloitusaika: mikäli aikataulutusta käytetään, syötetään tähän pvm ja kellonaika työn aloittamiselle.
Arvioitu työaika tilaukselle: työn arvioitu aika, jolloin aikataulutukseen syntyy vastaava aikamerkintä aloitusajasta alkaen.
Toimituspäivä: pvm, jolloin tilaus valmistuu.
GPS: hakuehto Google Maps -palvelua varten. Voi olla katuosoite tai nimellinen paikka, esim. Eduskuntatalo.
Tila: missä vaiheessa tilaus etenee, esim. ”Työt aloitettu”, ”Valmis laskutettavaksi”.
Hinnasto: tilauksen hinnoittelutapa. Tulee asiakkaan oletustiedoista, voidaan vaihtaa tilauskohtaisesti.
Hintakerroin: mikäli hinnoittelutapana NTO/NTO2 (nettohinnoittelu), saadaan tällä arvolla nostettua kerroinprosentilla tuotteiden ostohintoja.
Ale-%: tukkurituotteiden oletusmuutosprosentti, voi myös olla positiivinen.
Hinnoittelusääntö: mikäli hinnoittelusäännöt eivät ole käytössä, tämän voi jättää tyhjäksi.
Maksuehdot: asiakkaan tiedoista tuleva oletus, voidaan muuttaa tilauskohtaisesti.
Käännetty verovelvollisuus: asiakkaan tiedoista tuleva oletus, voidaan muuttaa tilauskohtaisesti.
Tärkeysjärjestys: tilauksen priorisointia varten, voi jättää tyhjäksi. Esim. ”Korkea” tuo tilauksen selkeämmin näkyviin mobiilisovelluksessa.
Kotitalousvähennys: laskee yksityisasiakkaille automaattisesti työstä ja palvelusta kotitalousvähennettävän osuuden ja ilmoittaa siitä laskulla.
Toimitusosoite-välilehti
Toimitusosoite: tiedot täyttyvät automaattisesti, mikäli ensimmäisessä vaiheessa on valittu/luotu toimitusosoite. Tässä vaiheessa voi lisätä osoitteen, mikäli se eroaa asiakastiedoissa olevasta.
Puhelinnumero tilaukselle: tilauksen yhteyshenkilön puhelinnumero.
Valtion vähimmäistietosisältö: julkishallinnon verkkolaskuille vaaditut tiedot voit kirjata tähän.
Sovittu hinta-välilehti
Sovittu hinta: veroton sovittu hinta. Tuotteiden lisääminen tilausriveille ei muuta sovittua hintaa; laskulla näkyy vain tähän merkitty hinta.
Teksti laskutukseen: teksti mahdollisia selvennyksiä varten.
Asiakastiedot-välilehti
- Tänne siirtyvät tiedot tulevat suoraan asiakasrekisteristä.
- Jos muutat tilauksella asiakastietoja, muutettu tieto EI siirry asiakasrekisterin tietoihin. Asiakaskohtaiset muutokset tulee tehdä Asiakkaat-välilehdellä.
- Paina lopuksi Tallenna. Tilauksesi löytyy tämän jälkeen tilauslistalta.
Tilausrivien lisäys
Entressä on muutama eri tapa lisätä tuoterivejä tilaukselle.
Tuoterivejä saat lisättyä siirtymällä tilaukselta tilausriveille klikkaamalla ”Tilausrivit”.
- Voit hakea yksittäistä tuotetta tuotenumerolla. Haku toimii parhaiten, kun syötät mahdollisimman tarkat tiedot.
- Voit hakea tuotteita myös tuotekoodin alulla, mikäli et muista koko koodia.
- Kun olet löytänyt oikean tuotteen, lisää sille määrä ja paina rivin lopusta kuittauspainiketta. Tämä lisää tuoterivin tilaukselle.
- Voit muokata tuoterivejä aktivoimalla muokattavan kentän, esim. ostohinnan.
Toinen tapa on ”Etsi”-toiminto, joka soveltuu usean tuotteen samanaikaiseen lisäämiseen ilman erillistä tallennusta:
- Aloita painamalla Etsi-painiketta tilausrivien yläreunasta. Tämä avaa uuden ikkunan, jonka sisällä keräät haluamasi tuotteet.
- Haku toimii tuotenumerolla tai nimikkeellä (”Teksti”-sarake).
- Lisää määrä joko +/– -merkeillä tai kirjoittamalla ”Määrä”-kohtaan haluamasi lukumäärän.
- Kun olet hakenut kaikki tuotteet ja antanut määrät, paina Tallenna. Tuotteet siirtyvät tilauksen riveille.
Tilauslajit
Asiakkuuksille valitaan oletustilauslajit, mutta tilauslajia voi vaihtaa myös tilaus- ja/tai asiakaskohtaisesti
Järjestelmä – Perusasetukset – Asiakkaat: tämä asetus määrittää uusien asiakkaiden oletustilauslajin.
Asiakkaat – Asiakaslista: täällä muutetaan asiakaskohtainen tilauslaji.
Tilauksen perustiedot: välilehdellä voit muuttaa tilauslajia myös myöhemmin avaamalla Lisävalinnat – Muuta tilaustietoja, valitsemalla oikean tyypin ja painamalla Tallenna.
Yleisimmin käytetyt tilauslajit ovat 10, 14 ja 15:
- 10 Tuntityöt: tuntikirjaukset tulevat tilauksen riveille yhteenlaskettuna, ja näkyviin tulee vain tuntimäärä.
- 14 Tuntityöt (näyttää henkilön, pvm, teksti): tuntikirjaukset tulevat riveille päivämäärittäin. Tuntimäärän lisäksi näkyvät työntekijän nimi ja lisätietoteksti, jonka työntekijä on kirjoittanut kirjauksen yhteyteen.
- 15 Lisätyö/tuntityö (näyttää pvm ja teksti): tuntikirjaukset tulevat riveille päivämäärittäin, lisäksi näkyy ”lisätieto”-teksti. Työntekijän nimeä ei tule näkyviin tilaukselle.
Osallistujien lisääminen tilaukselle
- Asentaja-lisenssillä käyttäjä näkee vain tilaukset, joissa hän on osallisena.
- Kaikkia Entren käyttäjiä voidaan lisätä tilauksille osallisiksi.
- Tilaukset, joissa henkilö on osallisena, näkyvät Tilausten alla ”Omat tilaukset” -kohdassa.
- Voit lisätä tilaukselle päävastuullisen tilausta luodessasi. Päävastuullinen on vastuussa kyseisestä tilauksesta.
Osallistujia tilaukselle voit lisätä näin
- Siirry tilaukselle, johon haluat lisätä osallistujia.
- Valitse oikealta valikosta Lisävalinnat → Osallistujat.
- Paina ”+Lisää” ja valitse kaikki käyttäjät, jotka haluat liittää tilaukselle. Kun henkilöt on valittu, paina oikeasta alakulmasta Valitse.
- Osallistujat siirtyvät heille näkyville omiin tilauksiin.
- Voit vaihtaa päävastuullista valitsemalla käyttäjän aktiiviseksi ja klikkaamalla ”Vastuullinen”. Voit poistaa osallistujia valitsemalla käyttäjän aktiiviseksi ja painamalla ”Poista”.
- Kun henkilöt ovat valmiita (työt tehty ja rivit/aikakirjaukset lisätty), he voivat klikata itsensä valmiiksi, jolloin tilaus poistuu heidän omista tilauksistaan.
- Aseta tilaus avoimeksi poistaa kaikki osallistujat tilaukselta.
- Käyttäjä voi klikata itsensä valmiiksi samaa reittiä (Lisävalinnat → Osallistujat) tai mobiilissa peukuttamalla tilausta.
Tilausrivien muokkaaminen ja siirtäminen
Tilausrivin muokkaaminen
Yksittäisen rivin muokkaaminen:
- Voit muokata mitä tahansa kohtaa riveillä (paitsi tilausnumeroita) tuplaklikkaamalla muokattavaa tekstiä tai lukua. Muokattava kenttä muuttuu valkoiseksi.
- Tallenna painamalla Enter-näppäintä.
Kaikkien rivien muokkaus kerralla (ei vaikuta työ- ja aikakirjausriveihin):
- Mene tilausriveillä ollessasi Lisävalinnat → Muuta rivejä.
- Tee haluamasi muutos, esim. lisää alennusprosentti (muista alennuksen eteen miinusmerkki — ilman sitä hinta korottuu).
- Paina Tallenna laatikon oikeasta alakulmasta. Kaikille tuoteriveille tulee tällöin sama alennusprosentti.
Tilausrivien järjestyksen muuttaminen
- Ota rivistä kiinni hiiri pohjaan painettuna ja raahaa se haluamaasi kohtaan.
- Rivejä liikutellessa rivien reunat muuttuvat tummennetuiksi. Rivi jää sen rivin alapuolelle, jossa on tummennettu viiva, kun vapautat hiiren painikkeen.
- Jos haluat siirtää useamman rivin kerralla, valitse aktiiviseksi kaikki siirrettävät rivit ja raahaa ne. Tällöin rivit menevät peräkkäin.
Uuden tilausrivin lisääminen haluttuun kohtaan
- Valitse aktiiviseksi se rivi, jonka alle haluat uuden rivin lisätä, ja lisää uusi rivi normaalisti.