Käyttöohjeet Entre ja Ahlsell Officeen

Analytiikka

• Analytiikka-valikosta pääset katsomaan mm. asiakkaiden ja tilausten tietoja graafisessa muodossa.
• Dataa kertyy sitä mukaa, kun järjestelmää käytetään.
• Voit valita haluamasi raportin alasvetovalikosta.

Projektit

Projektin luominen

• Projektin etusivulta näet kaikki projektille kohdistetut ostolaskut, kuvat ja dokumentit.
• Siirry valikossa kohtaan Projekti → Projektit ja aloita uusi projekti painamalla ylhäältä keskeltä ”+ Lisää”.
• Projektilistalla näet oletuksena ne projektit, joissa olet itse osallisena. Kaikki projektit saat näkyviin liukukytkimellä ”Näytä kaikki”. Projekteja voi suodattaa tilan (esim. Käynnissä, Ei alkanut, Valmis) ja jakson (alku/loppu, kuukausi ja vuosi) mukaan.
• Täytä tiedot — pakolliset on merkitty tähdellä (Projekti, Kuvaus, Projektipäällikkö, Projektin tyyppi):
• Projekti: Entre luo numeron automaattisesti, mutta sen voi vaihtaa. Numeron tulee olla suurempi kuin viimeisimmän projektin numero.
• Kuvaus: työmaan nimi.
• Projektipäällikkö: oletuksena projektin luoja.
• Asiakasnumero: valitse asiakas suurennuslasista tai luo uusi + napilla.
• Projektin tyyppi: tyypillisesti Urakka tai Jatkuva.
• Kuvaus (sopimuksen tunnus): tarkempi kuvaus sopimukselle.
• Urakkasumma: tarjouksessa sovittu urakkasumma.
• Projektin aloituspvm / Oletettu päättymispvm: projektin ajankohdat.
• Projektin yleiskulu €/tunti: käytetään kustannusten laskemiseen.
• Tila: oletuksena Käynnissä.
• Asiakkaan tilausnumero: asiakkaan oma tilausnumero.
• Asiakkaan yhteyshenkilö: luo uusi tai valitse asiakkaan taakse tallennettu suurennuslasista.
• Kustannuspaikka: valitse etukäteen luotu kustannuspaikka listasta.
• Vakuuden osuus % / Ennakkolaskun vakuuden osuus %: oletuksena 0 %.

Projektin lisätietonäkymä

• Tuplaklikkaa projektia Projektit-listalla, jolloin avautuu ikkuna kaikkien projektiin liittyvien tietojen hallintaan.
• Voit muokata näkymää oikean alareunan ratassymbolista (täppää näkyvät valinnat) ja muokata lisätöitä.
• Inforuutujen järjestystä voi vaihtaa nuolilla ylös ja alas, ja kunkin ruudun kokoa Lisävalinnat-symbolista valitsemalla haluttu koko.

Alaprojektit

• Alaprojekteja käsitellään Entressä tilausten kautta.
• Aloita uuden alaprojektin luonti projektien etusivulla valitsemalla ”Tee tilaus”.
• Syötä tilauksen tiedot. Projektit ja Asiakas ovat valittuina automaattisesti, ja tietoja voi muuttaa jälkikäteen.
• Alaprojektit näkyvät listattuna projektien etusivulla. Valitun projektin kautta pääset suoraan tilaukselle tai tekemään aikakirjauksia, jotka kohdistuvat automaattisesti projektille.
• Kun tilaus on laskutettu, ”Avaa Tilaus” -nappi on harmaana eikä siihen voi enää siirtyä. Alaprojektit laskutetaan normaalisti tilausten kautta.
• Alaprojekteja voi käyttää myös jaottelutyökaluna kustannusten erottelussa sekä menojen ja tulojen merkitsemisessä; ne voivat olla esimerkiksi lisätöitä tai erotteluja.

Maksuerätaulukon luominen

• Siirry projektin sisällä oikealta yläkulmasta Lisävalinnat → Projektin laskut ja luo uusi maksuerä painamalla ”+ Lisää”.
• Laskutustapa: Ennakkolasku, indeksilasku tai loppulasku.
• Laskutettava summa: summa tälle maksuerälle.
• Aktivointitapa: kannattaa pitää avoimena manuaalisena.
• Tilausnumero: voidaan tarpeen mukaan liittää työtilaukseen.
• Kuvaus: näkyy laskulla maksuerän nimenä.
• Yhteyshenkilö: tarvittaessa.
• Prosenttiosuus sopimussummasta: voidaan käyttää summan sijaan.
• Pvm: päivämäärä laskulle (tai aktivointipäivä, jos niin valittiin).
• Asiakkaan tilausnumero: jos asiakas on sen antanut.
• Luo kaikki sopimuksen mukaiset maksuerät taulukkoon.
• Lasku aktivoidaan valitsemalla se listasta ja painamalla oikealta ”Laskutus”. Laskusta voi laskuttaa vain osan muuttamalla ”Prosentti” -kentän numeroa. Laskutus-nappi lähettää laskun asiakkaalle (oikealla alhaalla).
• Valitsemalla Lisävalinnat → Tulosta projektin laskutussuunnitelma saat tulostettua koko maksuerätaulukon.

Kustannusseuranta

• Avaa projektit-valikosta ylhäältä valinta ”Kustannusseuranta”. Asetukset tulevat ohjelman taustajärjestelmästä ja tilikartan tiedoista, ja rivejä voidaan jonkin verran räätälöidä.
• Liikevaihto: pitää sisällään kaiken laskutettavan materiaalin.
• Tarvikkeet: ostolaskut kohdistuvat suoraan tänne.
• Palkat: tehdyt tunnit kohdistuvat tälle riville.
• Aloita tavoitteiden syöttäminen painamalla rivillä Muuta (kynän kuva), sitten Lisää + ja valitse Ennuste. Täytä tiedot ja Tallenna.
• Huomaa: ostolaskuilla summan tulee olla negatiivinen ja myyntilaskuilla positiivinen.
• Syötetyt luvut näkyvät vihreällä korostettuna ja ovat muokattavissa. Paina ylhäältä ”Päivitä muutokset” hyväksyäksesi ne laskelmaan.

Käsitteet

• Tavoite — jos kustannusseurannassa on ajanjakso valittuna, tavoite/ennuste menee samalle jaksolle. Syötetään sen mukaan, miten projekti on asiakkaalle tarjottu.
• Maksuvalmiusjakso — käytännössä kassavirtaennuste, määritellään jaksoittain/kuukausittain.
• Poikkeama — näyttää erotuksen ennusteen ja toteuman välillä; tasaantuu kun ostolaskuja syötetään.
• Palkkakulujen ennusteessa/tavoitteessa tulee huomioida tehdyt tunnit ja niistä kertyneet kulut.

Rivien kuvakkeet

• Kynän kuva = luo uusi ennuste, tavoite tai kassavirtaennuste, tai muokkaa syötettyjä tietoja.
• Kirjan kuva = tarkkaile riville syötettyjä tietoja (ennuste, tavoite, kommentit).
• Lomakkeen kuva = tarkkaile toteutuneita tietoja (laskut, ostolaskut).

Aikataulu

• Aikataulunäkymällä pidät kirjaa projektin etenemisestä vaiheittain.
• Projektikohtainen näkymä: klikkaa projekti aktiiviseksi (vihreäksi) ja valitse oikealta ylhäältä ”Aikataulu”.
• Kaikkien projektien näkymä: valitse vasemmalta päävalikosta Projekti → Projektin aikataulu. Näkymiä (Kustannuspaikka, Projektin vastuullinen, Tila) ja projekteja hallitaan ylävalikon suodattimilla, ja ”Laajenna / pienennä kaikki” piilottaa tai näyttää alitehtävät.
• Klikkaamalla aikajanaa hiiren oikealla saat valikon, josta voit suodattaa näkymää ajan mukaan, skaalata aikaa liukupalkilla ja hakea projekteja hakusanalla.
• Painamalla ”+ Lisää” voit luoda työmaalle alatason. Jos alatason lopetusajankohta on koko projektin ulkopuolella, projektin päättymispäivä skaalautuu automaattisesti tähän päivään.
• Painamalla tehtävää hiiren oikealla ja valitsemalla Lisää → Seuraava (tai edellinen) voit luoda ketjun, joka näyttää tekemisen järjestyksen. Muunna merkkipaaluksi luo aikajanasta lyhyen tapahtuman (esim. avainten luovutus).
• Tuplaklikkaamalla ”% valmiina” -kenttää merkitset valmistumista asteittain (syötä luku prosentteina ja Enter). Jokaisen alatason valmistuminen laskee päätason valmistumista.

Aikakirjaus projektille

• Kun työntekijät luovat aikakirjauksia, ne voidaan kirjata suoraan projektille.
• Kirjauksia voi tarkastella projektin etusivulla tai valitsemalla Lisävalinnat → Aikakirjaus.
• Valitse tarkasteltava ajanjakso Jakson alku – + / Jakson loppu – + -valikosta. Projekteja voi tarkastella myös tilan mukaan.
• Lataa tiedosto -valikon takaa voit ladata aineiston suoraan CSV- tai XLS-muotoon.

Kuvat ja dokumentit, päiväkirja

Kuvat ja dokumentit

• Projektit -valikon Kuvat ja dokumentit -osio mahdollistaa kaiken dokumentointiin liitettävän digitaalisen aineiston taltioimisen. Kuka tahansa projekteihin pääsevä näkee nämä dokumentit.
• Huomaa, että alaprojektit ja lisätyöt eivät tallenna näitä tiedostoja, vaan niille on oma dokumentointijärjestelmänsä.
• Dokumentit voi jakaa kansioittain, ja tiedostoja voi lähettää suoraan järjestelmästä sähköpostilla Sähköposti -valinnalla.
• Kuvia muokataan klikkaamalla kuva aktiiviseksi ja painamalla Muuta (kynän kuva vasemmalla ylhäällä); avautuvassa ikkunassa voi lisätä tekstiä ja yksinkertaisia kuvioita selkeyttämään kuvaa.

Päiväkirja

• Siirry valikkoon Projektit → avaa projekti → klikkaa ylhäältä Päiväkirja.
• Aloita täyttämällä pakolliset tiedot (lihavoitu tähdellä): Projektipäällikkö, Projektin tyyppi ja Kuvaus, sekä lisäksi Työnjohtaja, Rakennuspäivä ja Läsnäololista. Klikkaa lopuksi oikealta alakulmasta Tallenna.
• Sää -kenttään voit syöttää + Lisää -napilla tarkempia säätietoja eri kellonajoille tai käyttää yleistietoja (pienin/suurin mitattu lämpötila). Muista Tallenna.
• Tapahtumat -kenttään voi kirjata poikkeamia, muutostöitä, työturvallisuustietoja tai muita muistiinpanoja.
• Työvoima -kentän kautta kirjataan päivätasolla työmaalla olleet työntekijät.
• Täyttäjä allekirjoittaa tiedot ”Allekirjoita” -napilla, ja esihenkilö hyväksyy ne ”Hyväksyntä” -napilla. Hyväksynnän jälkeen tietoja ei voi enää muuttaa. Tiedot syötetään jokaiselle päivälle erikseen.

Projektianalyysi

• Valitse vasemmalta päävalikosta Projektit → Projektianalyysi.
• Valitse kahteen valintakriteeriin haluamasi vaihtoehdot: Valinta 1 vaikuttaa ensimmäiseen haaraan (esim. puuhakemisto muodostuu asiakkaittain), ja Valinta 2 tarkentaa esim. päävastuullisen mukaan.
• Tietoja voi tarkastella lähemmin valitsemalla tietueen kohdalla ikonin, jossa neljä nuolta osoittaa eri suuntiin (ylävalikon neljästä pisteestä Maximize). Hiiren vieminen palkin päälle näyttää tarkemmat erittelyt.
• Analytiikan voi viedä PDF-, Excel- tai kuvamuotoon lataus-napilla (nuoli ylös).
• Jos asiakkaalla on useita projekteja, voit tarkastella kaikkia kerralla (oletus) tai klikata tiettyä projektia, jolloin näkyvät vain sen tiedot ja alaprojektit. Palaa kaikkien tietojen tarkasteluun ”Clear master filter” -napilla.