Ostoreskontra
Ostolaskun luominen manuaalisesti
Uuden ostolaskun voi luoda manuaalisesti valikosta Ostoreskontra → Kirjaa uusi ostolasku.
- Manuaalinen ostolasku luodaan silloin, kun lasku halutaan kirjata järjestelmään, mutta se on tullut esimerkiksi sähköpostitse tai paperisena verkkolaskun sijaan.
- Huomaa, että manuaalisesti kirjattuja ostolaskuja ei toistaiseksi saa kohdistettua tilauksille, eikä niille voi lisätä tuoterivejä.
- Täytä kenttiin tiedot saamasi laskun mukaisesti.
- Jos toimittaja on jo olemassa, valitse oikea toimittaja suurennuslasista. Uuden toimittajan voit lisätä klikkaamalla ”Lisää uusi toimittaja”, täyttämällä tarvittavat tiedot ja painamalla Tallenna.
- Maksutapa on pakollinen; valitse ostolaskuille aina SEPA-maksuaineisto.
- Kun olet täyttänyt laskun tiedot, paina ylhäältä ”Kirjaa” — tämä vie laskun kirjanpitoon.
- Kuvat ja dokumentit -painikkeen takaa voit lisätä laskulle kuvan: klikkaa + Lisää, ja + Lataa hakee kuvan tietokoneeltasi. ”Lisää kansio” lisää erillisen kuvakansion ja ”Uusi kuva” luo uuden kuvan.
- Paina lopuksi Tallenna, jolloin lasku siirtyy Ostolaskut- sekä Ostolaskujen maksaminen -osioon.
Toimittajan luonti
Toimittajarekisteriä ylläpidetään valikosta Ostoreskontra → Toimittajat. Täällä voit luoda uusia toimittajia ja päivittää olemassa olevien tietoja (valitse toimittaja → Muuta).
- E-laskulistalle tulevat laskut muodostavat automaattisesti uuden toimittajan, joten näitä ei tarvitse erikseen luoda.
- Jos lisäät ostolaskun manuaalisesti eikä oikeaa toimittajaa löydy valmiina, luo toimittaja manuaalisesti.
Aloita valitsemalla Ostoreskontra → Toimittajat → + Lisää ja täytä ainakin tähdellä (*) merkityt pakolliset kentät
- Nro *: toimittajarekisterin ID-numero (Entre tarjoaa seuraavaa vapaata).
- Asiakasnro: asiakasnumero, jos toimittaja on samalla yrityksenne asiakas.
- Nimi *: toimittajan nimi.
- Katuosoite, postinumero, postitoimipaikka *: toimittajan osoitetiedot.
- Puhelin / Sähköposti: toimittajan yhteystiedot.
- Tiedot: omat muistiinpanot toimittajasta.
- Maksutavat *: tarvitaan laskujen maksamista varten; pankkiyhteyttä (WS-kanava) käytettäessä SEPA-maksuaineisto.
- BIC *: toimittajan pankin BIC-tieto (varmista laskusta).
- IBAN *: toimittajan tilinumero (varmista laskusta).
- Maksuehdot: oletusmaksuehto, jos luotte laskun itse.
- Kirjanpitotili: oletuksena oleva ostolaskutili toimittajan laskuille.
- Käännetty verovelvollisuus: oletus käännettyä ALV:ia varten, jos luotte laskun itse.
- Y-tunnus *: yrityksen Y-tunnus.
- Paina lopuksi Tallenna. Jos pakollisia tietoja (esim. BIC) puuttuu, maksu ei mene eteenpäin. Pakolliset kentät on merkitty tähdellä.
E-laskulista
Ostolaskut saapuvat ensin valikkoon Ostoreskontra → E-laskulista. Sähköiset ostolaskut tulevat ohjelmaan Maventa-verkkolaskuoperaattorin kautta.
E-laskulistalla voit
- Käydä ostolaskujen sisällön läpi ja varmistaa laskun oikeellisuuden.
- Poistaa aiheettoman laskun, joka ei kuulu yrityksellesi.
- Merkitä tilausnumeron, jolle haluat ostolaskurivien kopioituvan.
- Saada laskun eräpäivän näkyviin klikkaamalla ”Näytä laskun kuva”.
Ostolaskun tarkistus ja aiheettoman laskun poisto
- Tarkistus: klikkaa rivi aktiiviseksi ja paina ”Näytä laskun kuva”.
- Poisto: klikkaa rivi aktiiviseksi, valitse oikealta ylhäältä Lisävalinnat ja sieltä ”Poista”.
Ostolaskun rivien kopiointi tilaukselle
- Rivien kopiointi on mahdollista vain, kun ostolasku on E-laskulistalla.
- Klikkaa rivi aktiiviseksi → Muokkaa → hae tilausnumero ”Tilausnumero” -kohdassa suurennuslasista → valitse tilaus → Tallenna.
- Rivit kopioituvat tilaukselle vasta, kun olet luonut laskusta ostolaskun. Tarkista tilauksen rivit ennen laskutusta, sillä mukaan voi tulla turhia tuotteita (esim. rahtimaksuja tai laskutuslisiä).
Ostolaskun luominen E-laskusta
- Valitse täppäämällä vasemmalta ne laskut, jotka haluat luoda ostolaskuiksi, ja klikkaa ylhäältä ”Luo ostolaskut”.
- Aukeaa ikkuna, jossa näet lasku kerrallaan tarkemmat tiedot ja laskun kuvan. Varmista tiedot ja paina ”Tallenna ja siirry seuraavaan” (rivitiedot kopioituvat tilaukselle tässä vaiheessa). Jos et halua tallentaa, paina ”Ohita ja siirry seuraavaan”, jolloin lasku jää E-laskulistalle.
- Jatka, kunnes ohjelma ilmoittaa, että kaikki valitut laskut on tallennettu. Tämän jälkeen laskut poistuvat E-laskulistalta ja siirtyvät Ostolaskut- sekä Ostolaskujen maksaminen -osioon.
Ostolaskun poistaminen
- Ostolaskua ei voi poistaa kokonaan, jos se on jo tallennettu ostolaskuksi eikä löydy enää E-laskulistalta. Voit toimia näin:
- Klikkaa ostolaskulistalla rivi aktiiviseksi → paina ylhäältä ”Hyvitä lasku”. Entre avaa valikon ”Kirjaa uusi ostolasku”, jossa klikkaat Tallenna.
Ostolaskujen maksaminen
- Ostolaskujen maksamista varten tarvitset Web Services -pankkiyhteyden; kysy tarvittaessa lisätietoja sovellustuesta.
- Laskun eräpäivän voi asettaa siinä vaiheessa, kun lasku hyväksytään E-laskulistalta ostolaskuksi (E-laskulista → Luo ostolasku(t)). Tämän jälkeen eräpäivää voi muuttaa Ostolaskujen maksaminen -valikossa valitsemalla laskun ja klikkaamalla Muuta; muuta päivämäärä ja paina Tallenna.
Maksaminen
- Luo lasku ostolaskuksi ohjeen mukaan.
- Tarkista, että jokaisella toimittajalla on oikea tilinumero ja BIC-koodi, ja valitse Ostolaskujen maksaminen. Voit valita maksut yksitellen tai valitsemalla toimittajan nimen, jolloin kaikki kyseisen toimittajan laskut tulevat valituiksi.
- Suorituspäivämäärä tuo laskulistalle maksamattomat laskut ennen kyseistä päivää.
- Valitse oikealta yläkulmasta ”Vie pankkiin”. Laskut poistuvat Ostolaskujen maksaminen -listalta ja näkyvät maksettuina Ostolaskut-listalla sekä Maksetut laskut -kohdassa maksuerittäin.
Virhetilanteet maksuissa
- Jos lasku on jo siirtynyt ”Maksetut laskut” -osioon, eräpäivän muokkaus ei ole enää mahdollista Entressä. Tarvittaessa ohjelmistotuki voi palauttaa maksun — ole yhteydessä tukeen. Jos maksutieto on jo edennyt pankkiin asti, muutoksia ei enää tehdä.
- Jos toimittajan tiedot ovat puutteelliset/virheelliset tai tilillä ei ole katetta, maksuerä ei mene maksuun vaan jää virheeseen maksuliikennevälittäjälle.
- Maksupalautteesta tulee virheilmoitus joko sovellustukeen (tekninen virhe) tai pankkiyhteyttä avattaessa ilmoittamaasi sähköpostiin (saldo ei riitä). Jos maksut eivät menneet pankkiin asti, laskut voi palauttaa takaisin maksettaviin ja muokata tietoja ennen uudelleen maksuun laittamista.
Ostolaskujen merkitseminen maksetuksi manuaalisesti
- Jos käytössäsi ei ole Web Services -pankkiyhteyttä, merkitse ostolaskut maksetuiksi näin:
- Luo lasku ostolaskuksi ohjeen mukaan.
- Valitse Ostolaskujen maksaminen ja maksa ostolaskut manuaalisesti verkkopankissa.
- Kun maksut on lähetetty verkkopankissa, valitse kyseiset laskut listalta (yksitellen tai toimittajan nimen kautta, jolloin kaikki valitaan). Suorituspäivämäärä tuo laskulistalle maksamattomat laskut ennen kyseistä päivää, ja kokonaissumma kertoo valittujen laskujen summan.
- Voit ladata tiedoston ”Luo maksutiedosto” ja viedä sen verkkopankkiin; toiminto merkitsee samalla ostolaskut maksetuiksi. Tarkista ennen käyttöönottoa yhteensopivuus pankkiohjelmasi kanssa.
- Maksetut ostolaskut siirtyvät Maksetut laskut -valikkoon maksuerittäin ja näkyvät maksettuina Ostolaskut-valikossa.
Liitteiden lisääminen ostolaskulle
- Kun ostolasku on hyväksytty E-laskulistalta Ostolaskut- ja Ostolaskujen maksaminen -osioon, voit lisätä laskulle liitteitä. Siirry valikkoon Ostolaskut → valitse ostolasku → klikkaa ylhäältä keskeltä Kuvat ja dokumentit.
- Avautuvassa ikkunassa voit lisätä kuvia ja dokumentteja + Lisää -valinnasta.
- Voit myös muuttaa, poistaa, kopioida ja lähettää dokumentteja sähköpostitse ylhäällä olevista valikoista.
Ostolaskun kohdistaminen tilaukselle
- Entressä voi kohdistaa ostotilauksia suoraan tilaukselle, jolloin voit läpilaskuttaa omaa asiakastasi vaivattomasti. Kohdistaa voi myös tukkurilta ostaessa — tarkista kuitenkin tilausnumero Entressä.
- Siirry valikossa Ostoreskontra → E-laskulista ja klikkaa ylhäältä vasemmalta ”Muokkaa”.
- Etsi avautuvassa ikkunassa ”Tilausnumero” -kohtaan suurennuslasista haluttu tilaus, jolle haluat ostolaskun kohdistaa, ja paina ”Tallenna”.
- Ostolaskun tuotteet löytyvät nyt valitsemaltasi tilaukselta. Huom! Ostolasku tulee hyväksyä E-laskulistalta Ostolaskut- sekä Ostolaskujen maksaminen -osioon, minkä jälkeen ostotilauksen tuotteet näkyvät halutulla tilauksella.
- Jos laskulla on useampaan tilaukseen kuuluvia tuotteita, voit siirtää halutut tuotteet yhden tilauksen taakse ja sen jälkeen siirtää tuotteita tilausriveillä eri tilausten välillä.
