Käyttöohjeet Entre ja Ahlsell Officeen

Myyntireskontra

Viitesuoritusten merkitseminen manuaalisesti

• Viitesuoritukset merkitään manuaalisesti, jos järjestelmään ei ole aktivoitu integraatioita (kirjanpitolinkkiä tai pankkiyhteyttä).
• Siirry valikkoon Myyntireskontra → Suoritukset. Tarkista suoritustieto verkkopankistasi/tiliotteeltasi.
• Suoritustapa: Viitesuoritusaineisto.
• Suorituspvm: täytä haluttu päivä.
• Klikkaa vasemmalta merkityiksi ne myyntilaskut (yksi tai useampi), jotka haluat merkata suoritetuiksi, ja paina ylhäältä Tallenna.
• Tallennuksen jälkeen avautuu ikkuna maksatustiedoston latauksesta — paina OK.
• Valitut laskut siirtyvät alempaan valikkoon ja merkitään vahvistetuiksi klikkaamalla Vahvista kaikki suoritukset. Kirjattavat suoritukset -kohdassa näkyy suoritettujen laskujen kokonaissumma.
• Virheelliset rivit saat siirrettyä takaisin ylälistaukseen rivin oikeassa päässä olevalla mustalla -painikkeella (poista maksettavien listalta). Tämän jälkeen suoritukset on kirjattu onnistuneesti.

Osasuorituksen merkkaaminen

• Suorituksia voi merkata myös osittain suoritetuiksi. Siirry valikkoon Myyntireskontra → Suoritukset.
• Täppää haluttu myyntilasku ja klikkaa vasemmalta yläkulmasta Muuta.
• Syötä Maksettava summa -kenttään laskusta maksettu summa ja klikkaa Tallenna. Lasku siirtyy vahvistettavaksi alempaan valikkoon.
• Tarkista laskun tiedot ja klikkaa vasemmalta ylhäältä Vahvista kaikki suoritukset.
• Vahvistamisen jälkeen Tila-sarakkeessa näkyy osasuoritus. Sarakkeen avulla voit suodattaa laskut, joista on vielä maksettavaa.

Viitesuoritusten haku pankista

• Jos käytössäsi on pankkiyhteyskanava mutta ei kirjanpitolinkkiä, myyntilaskujen suoritukset haetaan suoraan pankista. Kirjanpitolinkin avulla suoritukset kulkevat automaattisesti.
• Klikkaa oikealta ylhäältä ”Hae pankista”. Suoritukset tulevat tätä kautta myyntilaskuille. Suoritusaineisto määrittyy pankissa yleensä viikoittain; jos haluat sen useammin, ole yhteydessä pankkiisi.
• Suoritukset siirtyvät alalaatikkoon. Klikkaa ”Vahvista kaikki suoritukset”.
• Liikaa maksetut suoritukset jäävät virheeseen (samoin jos laskua ei löydy tai se on jo maksettu). Näin liikasuoritus voidaan tarvittaessa palauttaa asiakkaalle, ja kirjanpitäjä saa tehtyä korjaukset.
• Viitesuoritusten hakuun tarvitaan Web Service -pankkiyhteys. Konsulttitiimi antaa lisätietoja integraatioista.

Hyvityslasku

Hyvityslasku lähtee suoraan Maventaan. Luo se valikosta Myyntireskontra → Laskulista.

Koko laskun hyvitys

• Valitse aktiiviseksi lasku, josta haluat luoda hyvityslaskun.
• Paina oikealta ylhäältä Lisävalinnat > Hyvitys. Vahvista painamalla OK.
• Saat ilmoituksen hyvityslaskun numerosta — jatka painamalla OK. Hyvityslasku löytyy nyt laskulistalta.

Osahyvityslasku

• Kopioi hyvitettävä lasku uudeksi tilaukseksi: Myyntireskontra → Laskulista > maalaa rivi aktiiviseksi > Lisävalinnat > Kopioi uudeksi tilaukseksi.
• Siirry Tilaukset > Tilauslista, maalaa kopioitu tilaus aktiiviseksi ja valitse Lisävalinnat > Muuta tilaustietoja.
• Valitse Tilaustyyppi -valikkoon suurennuslasista ”70 Hyvitys” (älä syötä muita tietoja) ja klikkaa Tallenna.
• Entre avaa tilauksen rivit: poista turhat rivit (joita et hyvitä) ja jätä jäljelle hyvitettävät; voit myös muuttaa määrää.
• Huomioi: älä syötä miinusmerkkejä mihinkään kenttään. Järjestelmä merkitsee miinukset automaattisesti laskulle, koska tilauslajiksi on valittu hyvitys.

Laskun lähetyksen tila

Laskulista-osiosta näet laskujen integraation tilan: onko lasku lähetetty eteenpäin, lähtikö se verkkolaskuna Maventan kautta ja onko käytössä kirjanpitolinkki (esim. Netvisor, Procountor).

• Lähetyksen tila näkyy omassa sarakkeessaan eri värisinä palloina: vihreä = lasku on mennyt perille, punainen = lasku ei ole mennyt perille.
• Voit lisätä ”Lähetyksen tila” -sarakkeen näkyville, jos se ei ole automaattisesti esillä. Tarkemman tilan näet viemällä hiiren pallon päälle.
• Palloja voi olla kaksi, jos lasku on lähetetty sekä Maventaan että kirjanpito-ohjelmaan (Netvisor, Talenom, Procountor).
• Tarkemmat tiedot saat valitsemalla laskurivin aktiiviseksi ja valitsemalla Lisävalinnat → Lähetyksen tila. Ole yhteydessä sovellustukeen, jos lähetyksessä on haasteita.

Laskutusvalmiit tilaukset

• Kun tilaukset on asetettu laskutusvalmiiksi, ne löytyvät kohdasta Myyntireskontra → Laskutusvalmiit tilaukset. Näkymässä näkyvät tilausrivit ja mahdolliset aikakirjaukset.
• Täppää laskutettava tilaus (tai tilaukset) ja klikkaa ylhäältä vasemmalta Lasku.
• Täytä erilliseen ikkunaan laskutuspäivämäärä (oletuksena kuluva päivä) ja paina OK.
• Järjestelmä ilmoittaa laskutuksen onnistuneen; mahdolliset virheet näkyvät listauksena. ”Laskulista” -valinnalla pääset laskulistalle, jonne laskutetut tilaukset siirtyvät.

Sarakkeiden lisäys ja muokkaus

Sarakkeiden käsittely toimii samalla tavalla kaikissa Entren osioissa. Tehdyt muokkaukset säilyvät kyseisessä osiossa, kunnes niitä muutetaan seuraavan kerran.

• Vie hiiri sarakkeen nimen päälle, jolloin perään tulee alaspäin osoittava nuoli. Vie hiiri nuolen kohdalle, niin valikko aukeaa:
• Lajittele nousevasti: lajittelee rivit valitun sarakkeen mukaan pienimmästä suurimpaan.
• Lajittele laskevasti: lajittelee rivit suurimmasta pienimpään.
• Valitse sarakkeet: valitse näkyvät sarakkeet, jotka toimivat myös hakukriteereinä.
• Sovita sarakkeiden leveys: Entre skaalaa sarakeleveydet niin, että kaikki tiedot näkyvät.
• Voit lajitella myös klikkaamalla sarakkeen otsikkoa; uusi klikkaus muuttaa lajittelun laskevaksi (nuoli alaspäin). Saraketta voi leventää raahaamalla poikkiviivaa: vie kursori viivan päälle, pidä hiiren painike pohjassa ja raahaa.

Liitteiden lisäys myyntilaskulle

Voit lisätä liitteitä laskulle: siirry valikkoon Myyntireskontra → Laskulista.

• Klikkaa ylhäältä oikealta Lisävalinnat → Kuvat ja dokumentit.
• Klikkaa + Lisää — voit lisätä dokumentteja, kuvia ja kansioita.
• Huom! Liitteiden tulee aina olla kansion sisällä (yleensä oletuksena OVT-niminen), muuten ne eivät lähde asiakkaan laskun mukana. Kansioiden ulkopuoliset tiedostot jäävät vain laskuttajan tietoon.
• Dokumentteja voi myös muuttaa, kopioida, poistaa ja lähettää ylävalikosta.

Maksumuistutuksen luominen

Maksumuistutuksen voi lähettää Entrestä kolme kertaa.
Valmiit pohjat ovat: 1. Maksumuistutus, 2. Maksuhuomautus ja 3. Maksuvaatimus.

• Pohjia (3 kpl) voi muokata kohdasta Järjestelmä → Myyntireskontra oikealta kynän kuvasta.
• Muistutusten jälkeen lasku tulee siirtää perintään manuaalisesti — Entressä ei ole automaattista reskontravahtia.

Muistutuksen lähetys

• Siirry valikkoon Myyntireskontra → Maksumuistutus. Voit asettaa laskujen suodattimia vasemmalta.
• Valitse asiakas ylhäältä ja täppää lasku, johon haluat lähettää muistutuksen.
• Klikkaa keskeltä ”Luo muistutuslasku”.
• Muistutuslasku ei lähde Maventan kautta. Tallenna tiedosto ensin itsellesi ja lähetä se sähköpostitse asiakkaalle.