Käyttöohjeet Entre ja Ahlsell Officeen

Järjestelmä

Yrityksen tiedot

Omia yrityksen tietoja muokataan valikosta Järjestelmä → Yrityksen tiedot. Tiedot tulevat mukaan laskuille ja muille tulosteille, joten niiden tulee olla ajan tasalla ja täytettyinä.

Täytä ainakin seuraavat

• Pankkitili
• Tilisiirto
• Katuosoite ja Postiosoite
• Huom! IBAN jätetään tyhjäksi.
• Yrityksen logon voi lisätä ”Yrityksen logo” -kohdasta lataamalla tiedoston. Logo tulostuu kaikille Entressä tehtäville tulosteille (esim. laskuille). Kuvasuhde voi olla 350 × 125 tai 700 × 250.
• Laskun teksti -kenttään voit asettaa jokaiselle laskulle tulevan oletustekstin.
• Yrityksen esittely tulee näkyviin kaikille Entressä tehdyille tarjouksille.
• Muista painaa lopuksi Tallenna.

Käyttäjän luonti

Uusi käyttäjä luodaan painamalla ”Lisää” ja täyttämällä tarvittavat tiedot.

• Käyttäjätunnuksen tulee olla sähköpostiosoitteen muodossa (esim. [email protected]). Käytä oikeaa osoitetta, jotta salasanan unohtuessa voit pyytää sähköpostiisi salasanan vaihdon.

Käyttöoikeudet:

• Entre Office Tilaus: oikeus luoda/muokata tilauksia (mobiilissa tai selaimessa).
• Entre Office Aika: oikeus luoda/muokata aikamerkintöjä (mobiilissa tai selaimessa).
• Entre Office Työnjohtaja: oikeus nähdä kaikki tilaukset ja hinnat. Tilaus- ja Aika-valinnat saa aktiiviseksi lisäämällä ja poistamalla Työnjohtaja-valinnan.
• Kaikissa oikeuksissa voi lisätä/poistaa osallisia. Paina lopuksi Tallenna; tunnukset tulevat käyttöön välittömästi.
• Jos käyttäjälle halutaan viivakoodinlukija mobiilisovellukseen, siitä tulee ilmoittaa sovellustukeen kirjallisesti osoitteeseen [email protected].
• Ilmoita myös lopettaneista käyttäjistä, jotta tunnukset saadaan suljettua ja käyttäjälisenssin laskutus päättymään.

Tulostuskeskus - raportit

Raportteja tulostetaan, lähetetään ja tallennetaan valikosta Järjestelmä → Tulostuskeskus. Raportit saa Excel-, CSV- ja Teksti-muotoon; tämä on kätevä tapa toimittaa dokumentteja esimerkiksi kirjanpitäjälle.

• Valitse haluamasi tuloste alasvetovalikosta.
• Lisää hakuehdot suurennuslasin tai + – -valikon kautta, esim.:
• Alkaen / Asti Asiakasnumero — valitse haluamasi asiakas.
• Alkaen / Asti laskupvm — hae esim. myyntilaskuja haluamallasi päivämäärävälillä.
• Tilaustyyppi — hae esim. kaikki tehdyt tuntityöt halutulla aikavälillä.
• Klikkaa lopuksi ”Päivitä”, jolloin raportti aukeaa hakuehtojen oikealle puolelle. Muista aina painaa Päivitä muutosten jälkeen.

Valmiille raportille voit

• Tulostaa raportin (Tulosta-painike).
• Ladata sen PDF:nä (Lataa-painike).
• Ladata tiedoston eri muodossa (Lataa tiedosto).
• Tallentaa Excelinä (Tallennus xml-muotoon).
• Lähettää eteenpäin Entren sähköpostilla (Sähköposti).

Asiakasryhmät

Asiakasryhmät löytyvät valikosta Järjestelmä → Luettelot → Asiakasryhmät. Ryhmien avulla voit rajata tulosteita ja saada niistä täsmällisempiä.

• Paina ”+ Lisää”, valitse Asiakasryhmä-kenttään numero (suositus 10, 20, 30 jne.), anna Kuvaus ja paina Tallenna.
• Asiakasryhmän voi valita uutta asiakasta luodessa tai muuttamalla olemassa olevan asiakkaan tietoja.

Tarkistuslistat

Tarkistuslistat löytyvät valikosta Järjestelmä → Luettelot → Tarkistuslista. Niitä voi käyttää esim. asennus- tai huoltotöiden työvaiheiden kontrollointiin. Lista voidaan määritellä per asiakas tai per tilaustyyppi; tietylle henkilölle osoitettua listaa muut eivät voi täyttää.

Uuden tarkistuslistan luonti

• Klikkaa ”+ Lisää”, kirjoita listan otsikko Teksti -kenttään ja valitse listan tyyppi:
• Täytetään kerran per tilaus / per osallistuja; Päävastuullinen täyttää; Täytetään projektin päättyessä; Yhdistetään huoltoon / tehtäviin; Ei saa yhdistää tilaustyyppiin; Yhdistetään kerran tilaukseen.
• Paina Tallenna; lista ilmestyy valikkoon.

Tarkistuslistan rivit

Aloita rivien muokkaus painamalla ”+ Lisää”.
Tähdellä merkityt ovat pakollisia:

• Otsikko: tarkistettava asia.
• Tyyppi: esim. Kyllä/Ei/Ei tarpeen, Tekstikenttä, Numerokenttä, Pudotusvalikko, Pvm, Pvm ja aika, Väliotsikko, Tekstiruutu.
• Lajittelu: määrittää, missä järjestyksessä asiat näkyvät listalla.
• Arvo on määriteltävä: valitse, jos käyttäjän on pakko vastata kysymykseen.
• Arvo: voit määrittää tekstikenttään valmiin arvon.
• Lista kiinteistä valinnoista: jos tyyppinä on Pudotusvalikko, täytä tähän käytetyt arvot.
• Muista painaa lopuksi Tallenna.

Tarkistuslistan lisääminen tilaukselle

• Avaa tilauslistan tai tilauksen Lisävalinnat → Tarkistuslista, valitse tilaus ja paina ”+ Lisää”.
• Valitse käytettävä tarkistuslista, kenelle työntekijälle se osoitetaan, ja anna tarvittaessa lisätietoja Kuvaus-kenttään. Listan voi täyttää sekä mobiilisovelluksessa että selaimella.

Tekstiviestipohjat

Valmiita tekstiviestipohjia tehdään ja muokataan valikosta Tilaukset → Asetukset → Tekstiviestipohjat. Ominaisuus on käytössä Yrittäjä+ -paketista alkaen.

• Paina ”+ Lisää” luodaksesi uuden pohjan, tai muokkaa olemassa olevaa ”Muuta” -painikkeella.
• Käyttäjät: voit halutessasi valita käyttäjän (ei pakollinen).
• Kuvaus: pakollinen; pohjaa kuvaava nimi, esim. työ aloitettu, työ valmis.
• Viesti: viesti, jonka haluat tallentaa pohjaksi; sitä voi personoida ja muokata vielä lähetysvaiheessa.
• Paina lopuksi Tallenna.

Perusasetukset – Myyntireskontra

Maksumuistutuksia hallitaan valikosta Järjestelmä → Perusasetukset → Myyntireskontra. Muistutuksia on kolme: 1. Maksumuistutus, 2. Maksuhuomautus ja 3. Maksuvaatimus.

• Varsinaista automaatiota muistutuksille ei ole; Maventa tarjoaa veloituksettoman reskontravahdin.
• Laskut siirtyvät eräpäivän jälkeen Myyntireskontra → Maksumuistutus -välilehdelle, jonka kautta muistutuksia voi lähettää. Tämän jälkeen maksuvaatimus tulee siirtää perintään manuaalisesti.
• Voit muokata muistutusten pohjia, mm. viivästyskorkoa ja maksumuistutuksen tekstejä. Muista painaa lopuksi Tallenna.

Perusasetukset – Asiakkaat

Asiakasoletuksia muokataan valikosta Järjestelmä → Perusasetukset → Asiakkaat.

• Muutokset koskevat vain uusia, muutosten jälkeen luotuja asiakkaita.
• Yksittäisten asiakkaiden tiedot muutetaan asiakaslistalta asiakaskohtaisesti.
• Jos haluat muuttaa jonkin tiedon kaikille asiakkaille, ilmoita siitä sovellustukeen, niin muutos tehdään massana.
• Jos teet muutoksia perusasetuksiin, muista painaa lopuksi Tallenna.

Perusasetukset – Tarjous

Tarjousten oletusasetuksia muokataan valikosta Järjestelmä → Perusasetukset → Tarjous. Asetukset tulevat jatkossa oletuksena kaikille tehdyille tarjouksille.

• Kun ”Uudet tarjoukset on luotu verollisilla hinnoilla” -täppä on aktiivinen, tarjouksissa on aina oletuksena ”Hinta sis. ALV” -valinta.
• Jos teet muutoksia, muista painaa lopuksi Tallenna.

Loki

Lokitietoja pääsee katsomaan valikosta Järjestelmä → Lokit kolmelta osa-alueelta:

• Järjestelmäloki
• Tilausten tilan muutosloki
• Tekstiviestiloki
• Loki näyttää, kuka käyttäjä on tehnyt toimenpiteitä ja milloin (pvm, klo). Loki näkyy vain yrityksen pääkäyttäjä-lisenssillä.