Entre ja Ahlsell Office: aikakirjaukset

Aikakirjaukset

Aikakirjauksia voit tehdä valikosta Aika → Aikakirjaus.

Eri päivien aikakirjauksia voit katsella valitsemalla haluamasi päivän. Päivä muuttuu vihreäksi, kun sille on lisätty 8 tuntia töitä.
Luo uusi kirjaus valitsemalla päivä aktiiviseksi ja painamalla ylhäältä ”+ Lisää”.

Pvm: valitse päivämäärä (oletuksena kuluva päivä).
Työntekijä: valitse työntekijä (oletuksena kirjauksen tekijä).
Aikakoodi: valitse kirjattava koodi; Entre ehdottaa eniten käytettyjä, suurennuslasista voi etsiä.
Asiakastilaus: jos haluat kohdistaa kirjauksen tilaukselle, lisää tilausnumero tähän.
Määrä: lisää määrä kirjoittamalla tai kentän nuolista.
Teksti: kirjoita selite, esim. mitä tilauksella on tehty.
Projekti: lisää projektinumero, jos Projektit-paketti on käytössä.

Voit lisätä muita kirjauksia (esim. kilometrit) painamalla oikeasta alareunasta ”+Lisää”. Kun kaikki on lisätty, klikkaa Tallenna.
Tallennuksen jälkeen kirjaukset näkyvät kalenterissa ja niiden tilausten riveillä, joille ne kohdistettiin. Riveillä näkyvä tietomäärä riippuu tilauslajista (10 = vain tuntimäärä; 14 = henkilö, pvm ja teksti; 15 = pvm ja teksti).

Työtunnit = kaikki tunnit yhteensä.
Laskutettavat tunnit = tunnit, joista on vähennetty ei-laskutettavat (esim. poissaolot).
Ei-laskutettavat tunnit = poissaolot ja muut, joita ei lisätä tilauksille.
Veloitusaste kertoo, paljonko kokonaistunneista oli veloitettavaa.

Pääset aikataulutukseen valikosta Tilaus > Aikataulutus.
Aikataulutus on hyvä työkalu tilauksiin, jotka tiedetään hyvissä ajoin ennakkoon. Sen avulla voit kalenteroida ja suunnitella töitäsi sekä resursoida ja merkitä työt halutuille asentajille.
Laskutettaessa aikamerkinnät eivät poistu aikataulutuksesta, vaan vaihtuvat vaaleanvihreiksi.
Päällekkäisistä aika- tai tilausvarauksista ei toistaiseksi tule huomautuksia.

Kalenteri-kuvakkeesta pääset takaisin kuluvaan päivään; voit myös valita pidemmän ajanjakson. Nuolinapeilla siirryt päivien välillä.
Päivitä päivittää tehdyt muutokset näkyviin.
Pysty/vaakanäkymä muuttaa näkymän suunnan.
Näytä tilaukset piilottaa tai tuo näkyviin sivun alaosan tilauslistauksen.

Muokkaa tilausta – pääset muokkaamaan tilausta.
Kopioi varaus – kopioi varauksen toiselle työntekijälle tai päivälle.
Avaa tilaus – avaa tilauksen tiedot.
Asetukset – avaa tilauksen asetukset, mm.:
Näytä vain työtunnit – kalenterissa näkyvät vain työtunnit.
Näytä vain viikonpäivät – kalenterissa näkyvät vain arkipäivät (täpän ollessa pois myös la ja su).
Rivikorkeutta voi säätää vihreästä janasta.

Resurssiryhmät – toiminnon avulla voi tarkastella työntekijöiden aikataulutuksia, lukita aikakirjauksia ja määrittää työvaiheita. Ryhmiä luodaan kohdassa Järjestelmä > Luettelot > Resurssiryhmät.
Määritä resurssiryhmä -täppä: tilaukselle määritellään ryhmä, ei yksittäistä työntekijää.
Jaa aika työpäiville -täppä: ajoittaa tuntimäärän perusteella työpäivät arkipäiville 8 h jaksoihin.
Lukitse varaus -täppä: lukitsee aikataulutuksen asentajilta — vain Työnjohtaja-lisenssin omaavat voivat muokata kirjauksia jälkikäteen.
Tilauksen perustietojen Tila-riviltä voi määrittää aikataulutuspalkkien värit työnvaiheen mukaan.
Jos valitset työntekijän kalenterin näkyväksi yhdestä resurssiryhmästä, myös hänen muut aikataulutuksensa avautuvat.

Voit luoda omia resurssiryhmiä esimerkiksi työtilausten aikataulutuksia varten.
Siirry valikossa Järjestelmä > Luettelot > Resurssiryhmä. Valikossa on kaksi ikkunaa.
Ylimmäisestä + Lisää -valikosta nimeät resurssiryhmän: syötä nimi Nimi-kenttään ja klikkaa Tallenna.
Alimmaisesta + Lisää -valikosta valitset henkilöt Tunnus-valikosta suurennuslasin kautta ja klikkaat Tallenna.
Luodut ryhmät löytyvät kohdasta Tilaukset > Aikataulutus.