Opas uuden ohjelmiston tehokkaaseen käytön aloitukseen
Miten valmistautua talotekniikan ohjelmistojen käyttöönottokoulutukseen?
Mikä on käyttöönottokoulutus?
Uuden järjestelmän opettelu ja rutiinien omaksuminen vaatii sekä aikaa että totuttelua. Ensimmäinen asia, joka on hyvä varmistaa projektin aikana, on riittävä oma aika ja resurssit.
Alla on esitelty vaiheittain, kuinka käyttöönottoprojekti etenee sopimuksen allekirjoituksen jälkeen. Käyttöönottokoulutuksen kesto ja tarvittavat tiedot riippuvat ohjelmistopaketin laajuudesta, valitusta ohjelmistosta, ohjelmistoon tarvittavista tiedoista sekä mahdollisista integraatioista.
Käyttöönottokoulutus on tärkeä osa uuden ohjelmiston käytön aloittamista. Kaikkiin ohjelmistoihimme kuuluu käyttöönottokoulutus.
Oppaastamme löydät ohjeita ja vinkkejä seuraavasti:
- Ohjelmistoratkaisun käyttöönottoprojektin realistinen aikataulutus ja toteutus
– mitä tapahtuu ja milloin? - Onnistuneen ohjelmistoprojektin kulmakivet
– tarvittavien tietojen toimittaminen, kartoitus ja integraatiot. - Käyttöönottokoulutus
– ohjelmisto ketterästi käyttöön. - Mitä koulutuksen jälkeen?
1. Yhteydenotto konsultilta
Käyttöönottokonsulttimme ottaa sinuun yhteyttä sähköpostitse tai puhelimitse tarvittavista tiedoista, jotka sinun tulee toimittaa ennen käyttöönottoa. Voit käydä myös keskustelua konsulttisi kanssa mahdollisista integraatioista, joita otat järjestelmääsi käyttöön. Tarvittavat tiedot ja integraatiot riippuvat siitä, mistä ohjelmistosta on kyse sekä siitä, mitä tarvitset ohjelmiston käytön suhteen tulevaisuudessa.
Saat aina tarkemmat tiedot konsultiltasi, kuten tiedon toimitettavista materiaaleista, samalla kun sovitte käyttöönottokoulutuksen päivämäärästä.
Tarvittavat tiedot on hyvä olla valmiina ja asennettuna ohjelmistoosi jo ennen koulutuksien alkua.
Konsultti varaa kanssasi sopivan käyttöönottoajan, jossa käydään läpi asetuksia sekä järjestelmän perusasioita.
Tässä vaiheessa saat myös kirjalliset ohjeet käyttöösi, joita voit opiskella omaan tahtiin.
Kuinka kauan tulee varata aikaa koulutukseen?
Koulutuksen kesto riippuu useasta asiasta. Ajat ovat suuntaa-antavia.
KlarPris n. 1h
KlarCalc n. 2h
Entre ERP n. 2,5-5h riippuen paketin koosta.
Entre Työmaajärjestelmä n.2,5-5h riippuen paketin koosta.
2. Toimitettavat tiedot
Tässä kappaleessa käydään läpi ne tarvittavat toimitettavat tiedot, jotka on hyvä olla kytkettynä ja toimitettuna konsultillesi ennen ensimmäistä käyttöönottoa. Huomioithan, että kaikkiin käyttöönottoihin ei tarvitse toimittaa kaikkia näitä tietoja. Saat aina ohjelmistokohtaiset tiedot konsultiltasi, mitä materiaalia tarvitsee toimittaa ohjelmistoa varten.
Lähetäthän tiedot sähköpostilla omalle konsultillesi, hän opastaa esitietojen toimittamisessa tarvittaessa. Mikäli tietojen toimittamisessa ilmenee haasteita, voit aina olla yhteydessä omaan konsulttiisi, jolta saat apua.
Alennustiedostot:
- Pyydäthän luettelot suoraan tukkureiltasi ja lähettää konsultillesi TXT- tiedostona, OVT-muodossa.
- Vaihtoehtoisesti alennustiedostot voidaan viedä järjestelmään yhdessä ensimmäisessä koulutuksessa.
- Koulutuksen jälkeen alennustiedostojen vienti on asiakkaan vastuulla.
Maventa-verkkolaskutus:
- Onko teillä olemassa jo Maventa-tiliä? Mikäli ei, voitte sen tehdä sen itse osoitteessa maventa.fi
- Maventan puolelta tarvitsemme API ja UUID - tunnukset kopioitavassa muodossa, jotta saamme sähköisen laskutuksen toimimaan.
- Muistakaa tarkistaa Maventan asetuksista seuraavien asetuksien oikeellisuus: Myyntilaskuille mahdollisuus lähettää laskut verkkolaskuina sekä sähköpostitse.
- Tulostuspalvelu tulee ottaa käyttöön, mikäli haluaa mahdollisuuden fyysisten laskujen lähettämiseen Maventan kautta.
- Ostolaskuissa tulee laittaa päälle vastaanotto ja skannauspalvelu, mikäli ostolaskut ovat käytössäsi.
Asiakasrekisteri:
- Onko teillä olemassa asiakasrekisteri mahdollisesti aikaisemmassa järjestelmässä?
- Tämä tulee lähettää Excel-muodossa, mikäli haluatte ajaa tiedoston sisään järjestelmään.
- Halutessasi voimme lähettää valmiin pohjan, johon voitte syöttää tarvittavat tiedot.
Kirjanpitolinkki:
- Kirjanpitolinkki on nimensä mukaisesti linkki kirjanpito-ohjelman ja ohjelmiston välillä.
- Tämä tarkoittaa sitä, että myyntilaskujen suoritukset ja ostolaskut siirtyvät automaattisesti kirjanpitoon.
- Integraatio on mahdollinen Netvisorin, Procountorin, Fennoan tai Talenomin kanssa.
Pankkiyhteyskanava:
- Haluatteko käyttöön pankkiyhteyskanavan?
- Pankkiyhteyskanavan kautta voi lähettää ja vastaanottaa yrityksen maksuliikeaineistoja pankin ja oman ohjelmiston välillä.
- Mikäli näin haluatte, teette oman pankkinne kanssa pankkiyhteyskanava-sopimuksen, jonka jälkeen laitamme tämän yhteyden päälle.
- Tämä helpottaa myynti ja ostoreskontran käyttöä huomattavasti.
- Saat lisätietoa pankkiyhteyskanavasta, kun oma konsulttisi toimittaa lomakkeen sinulle täytettäväksi.
- Mikäli pankilla herää kysymyksiä, pankista voidaan olla suoraan meihin yhteydessä liitteen yhteystietojen mukaisesti.
3. Käyttöönottokoulutus
Kun koko käyttöönottoprojekti on onnistuneesti läpiviety, järjestelmästä saadaan kaikki hyöty irti jo alusta alkaen. Yritykselläsi on mahdollisuus kehittää ja automatisoida liiketoimintaa. Järjestelmä ei vain tue nykyisiä prosesseja, vaan avaa myös mahdollisuuksia uusille tavoille toimia:
Yritykselläsi on nyt mahdollisuus automatisoida ja tehostaa toimintaa entistä tehokkaammin. Käyttöönoton aikana keskitytään niihin ohjelmiston osa-alueisiin, jotka on alussa sovittu asiakkaan kanssa. Käyttöönoton tavoitteena on, että saat parhaan hyödyn ohjelmiston käyttämiseen ja liiketoiminnan tehostamiseen.
Mikäli koet tarvetta erikseen hankittavalle lisäkoulutukselle varsinaisen käyttöönoton jälkeen, tai esimerkiksi haluat työntekijöillesi erikseen koulutusta, voit olla yhteydessä konsulttiisi ja sopia lisäkoulutuksen pitämisestä.
Konsulttitiimimme tarjoaa lisäkoulutusta asiakkaan tarpeeseen ja suunnittelee koulutuksen sisällön ja keston yhdessä asiakkaan kanssa.
4. Koulutuksen jälkeen
Kun koko käyttöönottoprojekti on onnistuneesti läpiviety, järjestelmästä saadaan kaikki hyöty irti jo alusta alkaen.
Käyttöönoton jälkeen voidaan jatkaa kehittämistä, ottaa käyttöön uusia ominaisuuksia ja tehdä päivityksiä tarpeen mukaan. Tämä varmistaa, että yrityksesi pysyy mukana kehityksessä ja hyödyntää järjestelmää parhaalla mahdollisella tavalla aina pitkälle tulevaisuuteen.
Käytön myötä uusia kysymyksiä ja lisätarpeita saattaa tulla mieleen. Asiakkaillamme on käytössä kirjallinen ohjesivusto, josta löydät hyvin apua ja tukea erityisesti käytön alussa. Koko käyttöönottoprosessin jälkeenkin saat meiltä tukea tarvittaessa.
Ongelmatilanteissa Aceven ohjelmistotuki palvelee sinua niin sähköpostitse kuin puhelimen välityksellä, arkisin klo 8–16.
ENTRE ERP, AHLSELL OFFICE & ENTRE VEHICLE
Puh arkisin klo 8-11 & 12-16
0207 434 450
[email protected]
ENTRE TYÖMAAJÄRJESTELMÄ
Puh arkisin klo 8-11 & 12-16
0207 434 465
[email protected]
KLARPRIS & KLARCALC
Puh arkisin klo 8-11 & 12-16
+358 457 750 0375
[email protected]
XPAJA
Puh arkisin klo 8-16
0207 434 455
[email protected]