Suuremmissa asennusprojekteissa monta asiaa täytyy osua kohdalleen: budjetit, resurssit, aikataulut sekä kentän ja toimiston saumaton yhteistyö. Ja kaiken keskiössä on tietenkin vaatimus kannattavuudesta.
Aceven kokonaisvaltaisen tilaus- ja projektinhallintajärjestelmän Entre ERPin asiakasratkaisuihin keskittyvä Sami Säynäjäkangas painottaa, että alalla puhutaan aivan liian vähän yhdestä ratkaisevasta tekijästä – tasapainosta.
“Väitän, ettei yksikään projekti etene täysin virheettömästi. Kyse ei ole ongelmien välttämisestä, vaan rakenteesta, jolla poikkeamat tunnistetaan nopeasti, katteet pysyvät hallinnassa ja päätökset tehdään oikea-aikaisesti”, sanoo Sami Säynäjäkangas.
Epätasapainon riskit – pienet virheet, suuret seuraukset
Useita projekteja yhtä aikaa hoitavissa yrityksissä juuri pienet vinoumat tulevat pitkällä aikavälillä kalliiksi. Viivästyneet materiaalitoimitukset, puutteellinen ennakointi, pitkät laskutusajat tai se, ettei resurssien käyttöä nähdä kokonaisuutena – kaikki nämä voivat syödä kannattavuutta.
“On hyvin tavallista, että projektien eteneminen hidastuu ja kannattavuus laskee siksi, ettei kokonaiskuvaa projektista ole kenelläkään. Tehdään paljon tunteja, mutta se ei näy kassassa. Otetaan riskejä, vaikkei tiedetä, maksaako tilaaja ajallaan. Kaikki tämä vaikuttaa sekä kassavirtaan että työilmapiiriin.”
Tasapaino alkaa suunnittelusta
Proaktiivinen työote on ratkaiseva – ja se vaatii järjestelmätukea. Entre mahdollistaa kaiken aina resurssitarpeen simuloinnista ja projektien aikatauluttamisesta siihen, että näet riittääkö kapasiteetti uusien töiden vastaanottamiseen ilman, että nykyinen henkilöstö kuormittuu liikaa.
“Kyse on siitä, että projekti voidaan suunnitella tarkasti jo ennen sen käynnistymistä. Näet, kuinka monta tuntia tarvitaan, mitä osaamista tarvitaan ja miten resurssit jaetaan ilman pullonkauloja.”
Resurssien hallinta on yksi Entren keskeisistä ominaisuuksista. Interaktiivisen suunnittelun avulla projektipäällikkö näkee selkeästi, miten projektin eri osat liittyvät yhteen ja miten miehitys vaikuttaa sekä projektin läpimenoaikaan että budjettiin.
Tekoäly ja projektinjohdon tulevaisuus
Samin mukaan järjestelmien rooli kasvaa jatkossa entisestään. Tekoäly tuo uutta lisäarvoa. Jo nyt testataan toimintoja, joissa Entre ennustaa projektin kannattavuusriskit: esimerkiksi tilanteet, joissa tunteja on kulunut budjettiin nähden liikaa tai laskutus laahaa perässä.
“Olemme hyvää vauhtia menossa kohti automaattisempaa työkuorman optimointia. Järjestelmä ehdottaa, kuka työskentelee missä, milloin ja millä toimeksiannolla – perustuen sijaintiin, osaamiseen ja käytettävyyteen. Tämä on seuraava askel todellisen tasapainon luomiseen arjessa.”
Kaikki yhdessä – ostosta analyysiin
Tasapainoon liittyy myös se, ettei tietoa tarvitse etsiä useista eri järjestelmistä. Entre on suunniteltu asennusalalle, ja se hallitsee koko prosessin: ostoista ja työtilauksista laskutukseen, raportointiin ja talousseurantaan. Kaikki on sidottu projektiin ja päivittyy reaaliajassa.
“Kun projektille annetaan numero, kaikki siihen liittyvä – tunnit, ostolaskut, kustannukset – päätyy automaattisesti oikeaan paikkaan. Näin näet selkeästi projektin kannattavuuden ja vähennät epämiellyttäviä yllätyksiä.”
Taloushallinnolle tämä tarkoittaa vähemmän virheitä ja parempaa kassavirtaa. Työnjohdolle vähemmän hallinnollista työtä. Asentajalle selkeämpiä ohjeita ja helpompaa raportointia. Pohjimmiltaan kyse on työkalusta, joka parantaa kokonaisuuden hallintaa – ja antaa ihmisille työrauhan keskittyä omaan työhönsä.
“Kun työssä on tasapaino, on sitä myös elämässä. Kun tiedät, että resurssit, tulot ja toimitukset ovat hallinnassa, stressi vähenee – niin projektipäälliköllä kuin asentajilla kentällä.”
Yksi järjestelmä, yksi totuus
Entre on käytössä päivittäin asentajilla, projektipäälliköillä ja talousosastolla. Jokaisella on omat käyttöoikeutensa, mutta kaikki työskentelevät samassa järjestelmässä. Tämä tarkoittaa, että tieto ei jää yksittäisen henkilön varaan – vaan on aina koko projektiryhmän käytettävissä.
Mikä on Samin neuvo yrityksille, jotka haluavat saavuttaa paremman tasapainon?
“Aloita tunnistamalla, mitkä ongelmat toistuvat. Onko kyse suunnittelusta? Ostoista? Seurannasta? Sen jälkeen tarvitset järjestelmän, joka kokoaa koko ketjun yhteen – ei kolmea eri työkalua, jotka syyttävät toisiaan, kun jotain menee pieleen.”
Kun kaikki on samassa järjestelmässä, et saa vain parempaa kokonaisuuden hallintaa – vaan luot psykologista turvallisuutta koko organisaatioon. Todellinen tasapaino syntyy vasta silloin, kun ihmiset, prosessit ja järjestelmät kulkevat kaikki samaan suuntaan.
👉 Haluatko nähdä, miten Entre voi auttaa yritystäsi saavuttamaan paremman tasapainon projekteissa?