Käyttöönoton palvelukuvaus

Tämä palvelukuvaus määrittelee Aceve Suomen asiakkaalle tuottamat palvelut. Palvelukuvausta säätelevät Aceve Suomen ja asiakkaan välisen sopimuksen ehdot. Mikäli tämän ja sopimuksen välillä ilmenee ristiriita, sopimuksen ehdot ovat etusijalla, ellei määrittelydokumentaatiossa ole nimenomaisesti toisin sovittu.

Projektin laajuus

Käyttöönotto toteutetaan mahdollisuuksien mukaan vakioprosessien mukaisesti, jotta järjestelmän ydintoiminnallisuuksia voidaan hyödyntää johdonmukaisesti ja tehokkaasti. Toimituksen laajuus määräytyy asiakkaan ostaman pakettikokonaisuuden mukaan.

Projektin aikana Aceve Suomen asiantuntijapalveluita ohjaavat seuraavat tavoitteet:

Liiketoimintatavoitteet

• Virtaviivaistaa ja automatisoida prosesseja
• Lisätä läpinäkyvyyttä ja hallintaa
• Yhdenmukaistaa yrityksen prosesseja

Projektitavoitteet

• Tarjota tukea ja asiantuntijuutta ohjelmiston käyttöönoton aikana
• Konfiguroida moduulit vastaamaan liiketoiminnan ja teknisten vaatimusten kokonaisuutta standardiratkaisun pohjalta.

Toimenpiteet ja kustannukset

Palveluiden tarkoituksena on tarjota asiantuntijaosaamista Aceve-järjestelmän tai -järjestelmäkokonaisuuden käyttöönottoon asiakkaalle. Palveluihin sisältyy osallistuminen keskeisiin projektitoimintoihin - tavoitteena toteuttaa käyttöönotto parhaiden käytäntöjen mukaisesti, sekä tunnistaa ja hallita riskejä.

Tässä palvelukuvauksessa eritellään palveluun sisältyvät toiminnot. Käyttämättä jääneitä tunteja voidaan siirtää asiakkaan käyttöönottokokonaisuuden välillä tarpeiden mukaisesti. Lisämoduuleja voidaan lisätä vain erillisellä tilauksella.

Kunkin toiminnon tarkempi kuvaus on liitteissä.

Ellei toisin sovita, palvelut toimitetaan etäyhteyden kautta. Hinnoittelu perustuu siihen, että palvelut toteutetaan normaalien toimistoaikojen puitteissa (maanantai–perjantai klo 8–16, pois lukien arkipyhät). Asiakkaalla on myös mahdollisuus tulla Aceve Suomen toimistolle erikseen sovittuun koulutukseen.

Konsultin matka- ja ylläpitokustannukset eivät sisälly palveluihin.

Kaikki palvelut laskutetaan kuukausittain jälkikäteen. Lasku sisältää yhteenvedon laskutetuista palveluista ja kuluista.

Palveluiden laajuus ja muutostyöt

Palveluiden laajuus rajoittuu liitteissä lueteltuihin tehtäviin. Ohjelmiston käyttöönotto kattaa ne toiminnot ja ominaisuudet, jotka ovat kaupallisesti saatavilla käyttöönoton ajankohtana. Mikäli syntyy lisätunteja tai -kustannuksia, mukaan lukien muutokset aikatauluissa, ne laskutetaan Aceve Suomen kulloinkin voimassa olevien tuntihintojen mukaisesti.

Yleiset ehdot

1. Lisämoduulit tilataan erikseen.
2. Käyttöönoton aikana ei tehdä merkittäviä parametrimuutoksia.
3. Asiakkaan on varmistettava, että henkilöstö on käytettävissä koulutustilaisuuksiin ja heillä on tarvittavat laitteet ohjelmiston läpikäyntiä varten.
4. Paikan päällä tehtävät asennukset ja räätälöinnit laskutetaan erikseen.

Hinnoittelu

Pakettihinnat on määritelty kaupallisessa tarjouksessa ja riippuvat valitusta paketista. Kaikki tämän asiakirjan ulkopuoliset lisäpalvelut laskutetaan sovitun tuntihinnan mukaisesti.

Asiakkaan vastuut

Asiakas on vastuussa

1. Liiketoiminnan tarpeiden ja vaatimusten sekä aikataulujen selkeästä määrittelystä
2. Ajantasaisten ja standardien mukaisten tietojen toimittamisesta järjestelmään siirtoa varten sovitun mukaisesti. Tähän sisältyvät myös mahdollisten ulkoisten integraatioiden (kirjanpito, palkanlaskenta) toimivuuksien varmistaminen.
3. Asiakkaan henkilöstön riittävän koulutuksen varmistamisesta, jotta ohjelmisto saadaan henkilöstölle käyttöön
4. Riittävien resurssien varaamisesta (käytettävä aika, henkilöstö sekä laitteisto) käyttöönottokoulutukseen
5. Oman toiminnallisen testauksen suorittamisesta
6. Web Services -pankkiyhteyskanavan sekä Maventa-tilin sopimusten tekemisestä ja tietojen toimittamisesta Aceve Suomelle ohjelmistoihin, joissa nämä toiminnot ovat.

Työn valmistuminen

Tämä työn määrittelydokumentin mukainen työ katsotaan valmiiksi, kun jompikumpi seuraavista toteutuu:

• Kaikki määritellyt palvelut (sekä mahdolliset niihin liittyvät, asianmukaisesti hyväksytyt muutosmääräykset) on toimitettu, tai
• Aceve Suomi ja asiakas ovat yhteisesti sopineet, että toimitus on valmis eikä avoimia tehtäviä ole enää jäljellä. Asiakkaalle lähetetään kuittaus työn valmistumisesta ja laskutuksen aloittamisesta.

Työn valmistumisen jälkeen suoritettavat toimenpiteet ja koulutukset ovat lisälaskutettavaa tuntityötä.

Peruspaketin palvelut / Entre

Paketin käyttöönottoon sisältyvät

1. Asiantuntijapalvelut, joita Aceve Suomi tarjoaa asiakkaan tukemiseksi kaikissa mukana olevissa moduuleissa (ellei toisin mainita). Nämä palvelut / toiminnot on kuvattu alla olevassa osiossa.
2. Konfigurointipalvelut, joissa Aceve Suomi vastaa ohjelmiston asetusten konfiguroinnista varmistaakseen, että järjestelmä vastaa asiakkaan kanssa sovittuja vaatimuksia ja tukee asiakkaan liiketoimintaprosesseja.

Toiminnot, jotka sisältyvät sopimukseenne peruspaketissa

Ohjelmiston konfigurointi

• Asiakaskohtaiset asetukset, asiakaslistan vieminen asiakkaan täyttämästä pohjasta, integraatioasetukset, pankkiyhteyskanava, kesto 2 h.
• Hinnastoasetukset ja alennusluetteloiden ensimmäinen ajo, Aceven tukkurilistauksen mukaisesti, kesto 1 h.

Aloituspalaveri

Varmistetaan projektin aikataulu, asiakkaalta tarvittavien tietojen toimittaminen, muut sovittavat asiat, kesto 0,5 h.

1. Ohjelman yleiset toiminnot
   Yhteydenotto tukeen ja ohjesivut, profiilivalikko, Koti-näkymän valinnat
2. Järjestelmä
   Yrityksen tiedot, tilinumero, logo, asiakkaiden oletusasetukset, lisäkäyttäjät ja muodostuvat kustannukset, hyväksyntäryhmät, tulostuskeskus
3. Tilaus ja laskutus
   Tilauksen tekeminen, tilaustyypit, asiakkaan luominen tilauksen yhteydessä, tilauksen perustiedot, aikataulutus ja aikakirjausten lisäys tilaukselle, osallistujien lisääminen, käännetty ALV, kuvat ja dokumentit, tilauksen laskutus
4. Asiakkaat
   Maventa-asetukset, asiakastiedot, yhteystiedot ja asiakasryhmät
5. Aika
   Aikakirjausten lisäys ja poistaminen, aikakirjaukset kalenterinäkymässä ja tapahtumayhteenveto
6. Tarjous
   Tarjouksen tekeminen, tarjoustyypit, tarjouksen lähetys ja muuttaminen tilaukseksi
7. Tuotteet
   Tuotteiden lisääminen ja hinnoittelu, toimittaja-alennusten lisääminen
8. Myyntireskontra
   Laskulistan läpikäynti, maksusuoritukset (manuaalisesti tai pankkiyhteyskanavan kautta), laskutusvalmiit tilaukset, laskun tulostus
9. Ostoreskontra
   E-laskulistan läpikäynti, toimittajien lisääminen, ostolaskujen maksaminen
10. Dokumentit
    Dokumenttien lisääminen
11. Ahlsell
    Punchout Tuotteiden lisääminen tilausriveille (vain Ahlsell Office)

Koulutusten kesto yhteensä 3 h.

Ohjelmistoon sisältyvät tukkuliikkeiden hinnastot

Alla mainittujen tukkureiden ohjehinnastot päivitetään joka kuukausi hinnastojen valmistuttua. Asiakas lisää alennushinnastot itse ohjelmaan.

• Ahlsell
• Rexel
• Onninen
• Sonepar
• Dahl

Muiden hinnastojen lisäämisestä ja päivittämisestä veloitetaan kulloinkin voimassa olevan lisätyöhinnaston mukainen maksu.

Poikkeukset

Ellei erikseen ole toisin sovittu, nämä alla olevat esimerkkipoikkeukset eivät kuulu normaaliin käyttöönottoon. Huomaathan, että lista ei kata kaikkia poikkeuksia.

 1. Tilikartan muutokset

Oletuksena ohjelmassa liikekirjurin tilikartta

2. Tilaustyyppien muutokset
Ohjelmassa kattava määrä tilaustyyppejä

3. Uusien käyttäjien lisääminen
Käyttäjähallinta on asiakkaan vastuulla

4. Tarkistuslistat
Tarkistuslistat eivät sisälly tähän pakettiin.

KlarPris -tuotteiden palvelut (KlarPris & KlarCalc)

Paketin käyttöönottoon sisältyvät

 1.Asiantuntijapalvelut, joita Aceve Suomi tarjoaa asiakkaan tukemiseksi kaikissa mukana olevissa moduuleissa (ellei toisin mainita). Nämä palvelut / toiminnot on kuvattu alla olevassa osiossa.

2. Konfigurointipalvelut, joissa Aceve Suomi vastaa ohjelmiston asetusten konfiguroinnista varmistaakseen, että järjestelmä vastaa asiakkaan kanssa sovittuja vaatimuksia ja tukee asiakkaan liiketoimintaprosesseja.

 Asiakastapaaminen ja koulutus
Asiakkaan ympäristön luominen ja hinnastoasetukset

 KlarPris-koulutus

Ohjelman perustoiminnot, tuotehaku ja ostoskorit, toimittajatiedot, tilaaminen, käyttäjien ylläpito, suosikkilistat, tilaushistoria, tuen ohjesivut ja yhteystiedot, kesto 1 h.

KlarCalc-koulutus
-käyttöönottoon sisältyy aina myös KlarPris-koulutus

Ohjelman perustoiminnot, asiakkaan omat asetukset, tietolähteet, laskelman luonti (ryhmät ja rakenne, yksiköt ja paketit), laskelman tarkistaminen ja tarjouksen lähettäminen, kesto 2 h.  

 Ohjelmistoon sisältyvät tukkuliikkeiden hinnastot

Alla mainittujen tukkurien hinnastot sisältyvät KlarPris- ja KlarCalc-ohjelmistoihin 

• Ahlsell 
• Rexel
• Onninen
• Sonepar
• Dahl

 Työn valmistuminen

Tämä työn määrittelydokumentin mukainen työ katsotaan valmiiksi, kun jompikumpi seuraavista toteutuu

– Kaikki määritellyt palvelut (sekä mahdolliset niihin liittyvät, asianmukaisesti hyväksytyt muutosmääräykset) on toimitettu, tai

– Aceve Suomi ja asiakas ovat yhteisesti sopineet, että toimitus on valmis eikä avoimia tehtäviä ole enää jäljellä. Asiakkaalle lähetetään kuittaus työn valmistumisesta ja laskutuksen aloittamisesta. 

Työn valmistumisen jälkeen suoritettavat toimenpiteet ja koulutukset ovat lisälaskutettavaa tuntityötä.