När 30–40 projekt pågår samtidigt är det lätt att information hamnar i mejlinkorgar och Excel-ark. Hos Sydostbygg har projekthanteringssystemet Next Project i stället gett kontroll på prognoser, likviditet och ekonomi, och Accurator, som är kopplat till Next, samlar offerter och anbud från underleverantörer i samma flöde.
Bolaget jobbar både med renodlad byggservice och större totalentreprenader, och antalet stora projekt ökar stadigt. Det gör prognosarbete och likviditetskontroll avgörande för verksamheten.
När Kim Håkansson klev in som ekonomichef och insåg han tidigt att rätt systemstöd skulle bli nyckeln till fortsatt tillväxt. Valet föll på Next.
– Vi satt i ett verktyg innan Next och Accurator, men det fungerade bara till en viss del. Med så många projekt igång samtidigt, och framför allt de större, blev prognosarbetet kritiskt. Det är avgörande att ha koll på likviditeten. Den kontrollen känner vi att vi har nu, säger Kim Håkansson, ekonomichef på Sydostbygg.
Prognoser utan manuellt handpålägg
Tidigare krävde varje projekt ett eget Excel-ark för prognosarbetet, en process som tog tid och var sårbar för mänskliga fel.
– Det var alltid massor av olika Excel-ark för varje projekt, och prognosutfallet skedde i Excel med mycket manuellt handpålägg. Nu har det mesta av det försvunnit, och vi kan enkelt bryta ut till exempel overheadkostnaden, säger Kim Håkansson.
Att sätta en exakt siffra på tidsbesparingen är svårt, medger han. När Sydostbygg gjorde en overheadprognos i våras lade de ner mer tid än tidigare, men fick så mycket mer kontroll i gengäld att det inte går att räkna hem i timmar.
Ekonomi och projektledning på samma sida
När många projekt drivs samtidigt är det lätt hänt att ekonomi och projektledning hamnar i varsitt spår. Next har i stället förändrat hur de två funktionerna jobbar ihop i vardagen.
– Attestflödet gör att jag som ekonomiansvarig får bättre inblick i projekten. Vi ifrågasätter fakturor och upprättar betalplaner tillsammans. Och även om varje projekt har sin projektledare är det enklare nu, eftersom alla projektledare kan se varandras projekt, fortsätter Kim.
Sydostbygg fakturerar snabbare i dag och har bättre kontroll på ÄTA-arbeten, även i de mindre projekten. I en bransch med låga marginaler är det den typen av kontroll som avgör lönsamheten i längden.
Offerter och inköp samlade med Accurator
För offerter och inköp använder Sydostbygg Accurator, som är integrerat med Next. Sydostbygg upplever att dokumentationen kring offerter från UE har blivit betydligt bättre. Tidigare krävde den mycket letande i mejl och egna Excel-ark, med risk att ansvaret för viktig information hamnade fel när ett projekt bytte ansvarig mitt i resan.
– Vi får väldigt mycket samlat på ett och samma ställe, och bara det är skönt. Offerter och inköp är ett bra exempel. Det hanterade vi tidigare vid sidan av. Nu effektiviserar vi det, och det blir mindre risk för att saker och ting faller mellan stolarna, säger Kim Håkansson.
Med många projekt igång samtidigt är det skillnaden mellan att leta efter rätt information och att redan ha den framme. En stor del av arbetet handlar om att hämta in anbud och hålla koll på vem som lämnat vad.
– Det är mycket lättare att få allting samlat till varje specifikt projekt, så informationen samlas väldigt mycket. Det är en tidsbesparing i sig, i stället för att behöva sitta och leta i mejlinkorgen efter vem som har gett vad för anbud och hur man har diskuterat vad det är för underlag, säger Kim Håkansson, VD på Sydostbygg.
Ett projekthanteringssystem att växa med
Innan Sydostbygg bestämde sig gjorde bolaget en grundlig genomgång av marknaden och jämförde flera projektverktyg, med fokus på vad som skulle hålla i takt med tillväxten.
– Vi gjorde en ganska gedigen research innan. Next bockade av de mest kritiska punkterna vi hade. Det var egentligen ingen annan leverantör som uppfyllde kriterierna fullt ut. Det var alltid någon funktion som var bra, men där vi inte fick med oss en annan del. Next fångade upp helheten, säger Kim.
Tillväxten har gjort bolaget mer tjänstemannatungt, med fler behörighetsnivåer att hålla reda på. Kim beskriver Next som enkelt att justera efter behov.
– Jag vill aldrig sitta på en häst jag vet kommer hamna efter, och den känslan har jag aldrig haft med Next. Vi vill helst inte byta projektverktyg igen, säger Kim Håkansson, ekonomichef på Sydostbygg.
Förtroendet märks i vardagen. Bara veckan innan gjorde Next-teamet en snabb justering i systemet efter feedback från Sydostbygg, och vid ett tillfälle byggde Next till och med en specifik lösning åt bolaget. Kim beskriver supporten som genomgående snabb.
Undrar du om Next kan passa ditt byggbolag? Boka en demo så visar vi dig.