Boman & Svahn Bygg & Entreprenad i Örebro tar sig an allt från mindre byggservice och rotrenoveringar till stora totalentreprenader, och även skyddsrumsarbeten som ett eget specialistområde.
Från en handfull anställda 2012 har bolaget vuxit till dagens ca 90 medarbetare. Med fler projekt och fler underentreprenörer blev det gamla inköpsarbetet till slut ohållbart, och behovet av ett riktigt inköpssystem växte. Valet föll på inköpssystemet Accurator.
Jörgen Johansson, projekteringsledare och upphandlare, har varit med i över 6 år och sett bolagets utveckling på nära håll. Tillsammans med Jakob Eriksson, som jobbar med kalkylering på bolaget, beskriver han hur det fungerade förut.
– Det var väldigt enkelt då. Det fanns inga gemensamma arbetssätt, det var mer att folk gjorde som dom själv tyckte passade, säger Jörgen Johansson, projekteringsledare och upphandlare.
Från mappar i Outlook till ett samlat upphandlingssystem
Innan bolaget hade ett upphandlingssystem skedde allt genom en egen mappstruktur i Outlook. En mapp per projekt där kalkyl, mejl och offerter samlades. Vem som lämnat pris och eventuella avvikelser i anbuden fick sedan matas in för hand i en separat Excel-fil.
– Det arbetssättet funkade, men det var personberoende och tidskrävande. Om inköparen inte var på plats visste ingen annan var projektet stod. Med Accurator blir allt mer uppstyrt, det är lättare att hitta mejl och priser, konstaterar Jörgen.
Han beskriver också hur branschklimatet har förändrats över tid. Kraven på noggrannhet har ökat, vilket gjort struktur och ordning ännu viktigare.
– Förr var det mindre formellt med inköp. Idag läser motparten offerten väldigt noga, minsta lilla grej måste finnas med, förklarar Martin.
Mindre admin, mer tid till förhandling
Efter ett år med Accurator lyfter Jörgen flera saker som förändrat vardagen. Framför allt hur mycket tid som tidigare gick åt till att manuellt hålla koll på inkomna svar. Så snart en anbudsförfrågan skickats ut kan han nu följa svaren i realtid, i stället för att bevaka allt för hand.
– Innan fick man gå in på varje upphandling och varje entreprenör för att se vem som lämnat anbud. Nu ser jag alla timpriser uppradade direkt på förstasidan, det sparar väldigt mycket tid, menar Jörgen.
Har vi många anbud i omlopp sparar vi säkert ett par timmar /förfrågan genom att ha allt samlat i Accurator
Även återkopplingen till de leverantörer som inte vann anbudet har förändrats. Tidigare blev det steget ofta inte gjort alls.
– Förut blev det nästan aldrig gjort, för det krävde att man letade upp alla mejladresser och skickade allt för hand. Nu är det två knapptryck bort, och alla får besked samtidigt, säger Jörgen.
Det utrymme som frigörs används numera till annat, förklarar han.
– Den tiden vi sparar på administrationen lägger vi i stället på att faktiskt förhandla om priserna med våra UE, i stället för att bara jaga underlag, avslutar han.
Anbud som går att jämföra rakt av
En annan sak som blivit tydligare är hur offerterna faktiskt går att jämföra med varandra.
– Förut kunde en offert komma som ett PDF-dokument, en annan som ett mejlsvar och en tredje som ett samtal. Nu ligger allt i samma vy, med samma poster, det är lättare att se vem som faktiskt är billigast, konstaterar Jörgen.
Det gör det också enklare att förhandla med fakta i handen, i stället för att försöka hålla ihop information från olika mejl och samtal.
– Ska du ändå ringa och pruta lite på priset, är det bra att kunna peka på exakt vad någon annan tagit betalt för samma sak, förklarar Jörgen.
En leverantörslista som lever, inte en Excel-fil som åldras
Den gamla leverantörslistan i Excel krävde manuellt arbete för att hållas aktuell, något som lätt prioriterades bort. I dag används leverantörsregistret i Accurator i stället, med aktuell information direkt tillgänglig.
– Vi hade en Excel-fil med alla leverantörer, men det gjorde att vi fick ringa runt till alla leverantörer runt vart tredje år för att stämma av. Nu ser jag direkt i registret om ett bolag till exempel saknar omsättning. Då vet jag att det är dags att plocka bort dem, avslutar Martin.
Informationen gör det lättare att fatta välgrundade beslut om vilka underentreprenörer bolaget vill arbeta med, i stället för att förlita sig på magkänsla eller gamla anteckningar.